Reggini S.p.A.: DMS aziendale e digitalizzazione documentale perfettamente integrati
Con ADA.DPM su ARXivar NEXT, Reggini recupera i documenti direttamente dal DMS e digitalizza vendita, ordini di lavoro e ciclo passivo in un unico ecosistema.
Dal 1950 un riferimento per Volkswagen, Audi e Škoda
Reggini è una realtà consolidata nel mondo delle concessionarie automotive, con vendita di veicoli nuovi e usati, assistenza, post-vendita e consulenza specializzata per i marchi Volkswagen, Audi e Škoda.
La storia nasce nel 1950 dalla passione di Elio Reggini, legato da amicizia con Gerhard Richard Gumpert, fondatore del Gruppo Volkswagen in Italia. Da realtà individuale a società per azioni, oggi Reggini è giunta alla terza generazione.
Integrare il DMS e digitalizzare gli archivi cartacei
Serviva una gestione documentale integrata con il DMS aziendale, capace di acquisire automaticamente i documenti generati dai gestionali e dialogare con i software amministrativi e contabili già presenti.
La presenza di numerosi archivi cartacei rendeva necessario un percorso di digitalizzazione per classificare, organizzare e gestire i documenti fin dal loro ingresso in azienda, per vendita, ordini di lavoro e ciclo passivo.
ARXivar NEXT integrato al DMS aziendale
La soluzione, integrata con il DMS, ha automatizzato la gestione dei documenti di vendita, centralizzato la documentazione del service e integrato i processi amministrativi e contabili. Oggi Reggini dispone di un ecosistema documentale unico con maggiore controllo, rapidità di consultazione e tracciabilità.
La pratica commerciale controllata fino alla consegna
Un workflow accompagna il reparto commerciale dalla prima interazione con il cliente fino alla consegna del veicolo.
La documentazione del service centralizzata
Per il reparto service è stata introdotta la gestione digitale degli ordini di lavoro e della relativa documentazione.
Fatture elettroniche e cartacee in un unico flusso
Per le fatture elettroniche ricevute dalla casa madre, il sistema importa automaticamente il documento e trasferisce i dati ai sistemi amministrativi e contabili. Per la documentazione cartacea, dopo la registrazione contabile e la creazione della scheda in ARXivar NEXT, le etichette barcode consentono l’acquisizione e l’archiviazione automatica, integrando cartaceo e digitale.
Cosa è cambiato per Reggini
Documenti disponibili ovunque
Consultabili in qualsiasi momento e da ogni sede: più collaborazione e continuità operativa.
Maggiore controllo dei processi
Workflow e procedure digitali monitorano l’avanzamento e permettono interventi rapidi.
Riduzione della carta
Meno materiale cartaceo, in particolare nei processi di vendita e gestione documentale.
Eliminazione dei duplicati
Una sola versione per pratica: niente copie ridondanti o disallineamenti.
Processi più strutturati
Percorsi definiti con verificatori e approvatori nelle diverse fasi operative.
“ADA.DPM ci ha permesso di recuperare tutta la documentazione direttamente dal nostro DMS in modo automatico, grazie alla perfetta integrazione. Oltre al recupero automatico, digitalizziamo i documenti sin dal loro ingresso in azienda facendoli confluire in percorsi prestabiliti. La creazione di processi specifici ha aumentato il controllo delle informazioni e velocizzato verifiche e autorizzazioni, riducendo i tempi decisionali. Abbiamo inoltre ottenuto un notevole risparmio logistico ed economico: ADA.DPM ci ha avvicinato alla completa digitalizzazione aziendale.”
Marco Reggini — Amministratore Delegato, Reggini S.p.A.