Lombarda Motori: tutta la gestione documentale a portata di click
Approvazione delle fatture di acquisto e conservazione digitale a norma automatizzate con ARXivar NEXT, per un gruppo multi-brand da oltre 12.000 vetture l’anno.
Dal 1963 riferimento multi-brand del Gruppo Volkswagen
Lombarda Motori S.p.A. è una realtà di riferimento per i marchi Audi, Volkswagen, Volkswagen Veicoli Commerciali, SEAT e CUPRA, al servizio di privati, aziende e professionisti lungo tutto il ciclo di vita del veicolo.
La storia inizia nel 1963 nella zona di Monza; nel 1979 nasce ufficialmente Lombarda Motori come società di capitali. Nel tempo il gruppo amplia la propria presenza fino ad accogliere, nel 2020, anche il marchio CUPRA.
Approvazioni e conservazione da automatizzare
Serviva automatizzare l’approvazione delle fatture di acquisto, eliminando il passaggio manuale dei documenti tra i soggetti coinvolti, e adottare una gestione documentale digitale per ridurre la carta e semplificare l’accesso ai documenti.
Occorreva inoltre conservare a norma i documenti contabili e le fatture in nome e per conto (NPC) già transitate dallo SDI, insieme alle relative notifiche, per garantirne la validità documentale e fiscale.
Workflow strutturati su acquisti e conservazione
È stata implementata una soluzione basata su ARXivar NEXT che centralizza la gestione documentale e automatizza numerose attività amministrative, con workflow per l’approvazione delle fatture di acquisto, la conservazione dei documenti contabili e la conservazione delle fatture NPC.
Dal recupero automatico all’approvazione digitale
Le fatture in formato XML vengono recuperate automaticamente dal portale dedicato e arricchite con una versione PDF consultabile. Prima dell’archiviazione il sistema valorizza automaticamente le informazioni utili a gestione e classificazione.
Firma, marca temporale e conservazione anche massiva
Archiviato il documento, l’utente applica firma digitale e marcatura temporale e avvia il workflow automatico di invio in conservazione sul portale IX-CE. Il processo è eseguibile in modalità massiva su più documenti contemporaneamente, standardizzando la conservazione e riducendo le attività manuali.
NPC conservate a norma con la notifica SDI
Dopo l’archiviazione della fattura NPC e la firma digitale, il workflow allega automaticamente la relativa notifica del Sistema di Interscambio e invia tutta la documentazione al portale IX-CE, garantendo il rispetto degli obblighi normativi nel tempo.
Cosa è cambiato per Lombarda Motori
Workflow di approvazione più rapidi
Eliminati i tempi di passaggio dei documenti tra gli attori, con visione immediata dello stato di ogni fattura.
Maggiore controllo e tracciabilità
Ogni passaggio è registrato in piattaforma: processi amministrativi controllati e tracciati.
Dematerializzazione dei processi
Conservazione automatica di documenti contabili e fatture NPC: meno carta, errori e costi.
Risparmio di tempo e costi
All’utente restano solo firma e marca temporale; il sistema gestisce il resto in automatico.