ARXivar NEXT

Dematerializzazione documentale e gestione dei processi aziendali.

Ci occupiamo di tutto noi: analisi preliminare per comprendere le esigenze, implementazione e installazione della soluzione e servizio di supporto post vendita per aiutarvi nel processo di digitalizzazione.
Ci occupiamo di tutto noi: analisi preliminare per comprendere le esigenze, implementazione e installazione della soluzione e servizio di supporto post vendita per aiutarvi nel processo di digitalizzazione.

Gestione documentale: cosa si intende?

La gestione documentale è un processo informatico dei documenti che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma. Un sistema di gestione documentale è delegabile a terzi. Ti stai chiedendo che cosa si intende per sistema di gestione documentale?
Semplice! Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.

Gestione documentale: quali sono i requisiti?

Un sistema di gestione documentale per essere efficiente e sicuro deve seguire specifiche procedure e utilizzare precisi strumenti informatici in grado di governare in modo efficace ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento.
Ma come organizzare i documenti aziendali? Tutto deve essere finalizzato al corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica, archivistica e all’osservanza dei principi generali in materia di trattamento dei dati personali, anche mediante un’adeguata analisi del rischio. Devono essere perseguiti obiettivi di accessibilità alle informazioni in entrata e in uscita, coniugando la compliance normativa con le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano.

NEXT APP

L’ufficio nel tuo cellulare, avanzamento task e viste, ricerca avanzata e firma grafica

SCALABILITÀ

Commisurato sulle necessità di ciascun cliente, dalla più semplice alla più complessa.

MULTIDEVICE

Archivia e accedi alle informazioni da qualsiasi device. Avanza i task e approva richieste ovunque tu sia.

INTEGRAZIONI

Integrazione nativa della suite Office 365 e possibilità di plug in custom: un’unica scrivania elettronica di lavoro!

WORKFLOW DESIGNER

Disegna i tuoi processi trascinando gli elementi dei workflow senza scrivere codice. Semplice, veloce ed intuitivo.

NEXT APP

L’ufficio nel tuo cellulare

Avanzamento Task e viste

Ricerca avanzata e firma grafica

SCALABILITA’

Commisurato sulle necessità di ciascun cliente, dalla più semplice alla più complessa

MULTIDEVICE

Archivia e accedi alle informazioni da qualsiasi device. Avanza i task e approva richieste ovunque tu sia.

INTEGRAZIONI

Integrazione nativa della suite Office 365 e possibilità di plug in custom: un’unica scrivania elettronica di lavoro!

WORKFLOW DESIGNER

Disegna i tuoi processi trascinando gli elementi dei workflow senza scrivere codice. Semplice, veloce ed intuitivo.

Caratteristiche

La soluzione di gestione dei processi aziendali e dematerializzazione dei documenti completamente personalizzabile in base alle proprie esigenze specifiche.

UTENTI ILLIMITATI

Definisci gli attori che dovranno assumere i diversi ruoli in azienda. Sarà possibile decidere coloro che dovranno inserire le informazioni, coloro che le dovranno gestire e editare e coloro che dovranno approvarle e validarle.

PROFILI DOCUMENTALI ILLIMITATI

Possibilità di generare un numero illimitato di profili documentali secondo le proprie necessità.

WORKFLOW ILLIMITATI

Crea e gestisci qualsiasi processo documentale. Pensa ad una attività che vorresti automatizzare e definisci gli attori, al resto ci pensiamo noi.

MANUTENZIONE E AGGIORNAMENTO SOFTWARE

Garantiamo il corretto funzionamento, la sicurezza e l’efficienza della nostra soluzione nel tempo

HELP DESK CON SERVIZIO DI TICKETING

Scegli il pacchetto di Help Desk su misura alle tue dimensioni aziendali per rimanere sempre operativo e non rischiare interruzioni di servizio.

INSTALLAZIONE IN CLOUD OPPURE ON PREMISE

MULTIDEVICE

Utilizza la nostra soluzione da qualsiasi device e da ovunque ti trovi.

QUALSIASI SISTEMA OPERATIVO

CASE STUDY

International Garage, il software documentale si fa su misura grazie alla versione SBE

Lombarda Motori, tutta la gestione documentale a portata di click

Autovega, archiviazione e conservazione a norma in automatico di tutti  i documenti

Dalla Vecchia Fabrizio, la dematerializzazione documentale al servizio delle macchine agricole ed industriali

Reggini, DMS aziendale e digitalizzazione documentale perfettamente integrati

Autorigoldi, processi aziendali automatizzati e dematerializzazione dei documenti

INTEGRAZIONI

IX-FE

Il nostro servizio accreditato che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private, acquirenti finali e Pubblica Amministrazione anche per i subappaltatori.

IX-CE

È il servizio in outsourcing per la conservazione elettronica a norma che assicura il valore legale dei documenti informatizzati e assolve per conto dell’azienda tutte le fasi del processo. Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto.

IX-PEPPOL (NSO)

È la piattaforma web per la fornitura in outsourcing del servizio integrato di intermediazione, attraverso Access Point PEPPOL, per la gestione dei processi di trasmissione e ricevimento dei documenti in formato elettronico con connessione al Nodo Smistamento Ordini (NSO).

ARXivar NEXT ESG

ARXivar NEXT ESG è un’applicazione cloud che consente di raccogliere dati e monitorare le attività per dimostrare l’impegno verso gli obiettivi di un piano ESG, ovvero un piano che considera gli impatti ambientali, sociali e di governance dell’azienda.

Caratteristiche

La soluzione di gestione dei processi aziendali e dematerializzazione dei documenti completamente personalizzabile in base alle proprie esigenze specifiche.

  • UTENTI ILLIMITATI

  • PROFILI DOCUMENTALI ILLIMITATI

  • WORKFLOW ILLIMITATI

  • MANUTENZIONE E AGGIORNAMENTO SOFTWARE

  • HELP DESK CON SERVIZIO DI TICKETING

  • INSTALLAZIONE ON PREMISE O IN CLOUD

  • MULTIDEVICE

  • CREATO PER TUTTI I SISTEMI OPERATIVI

Workflow

Il termine workflow significa “flusso di lavoro” ed è usato per identificare il modello digitale di un processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività (task) con l’obiettivo di ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse. I task possono essere automatici quando non richiedono un intervento decisionale: è infatti possibile creare una serie di condizioni (regole di attivazione) che automaticamente daranno avvio ad uno specifico workflow, segnalando all’utente o al gruppo coinvolto che gli è stata assegnata una nuova attività da svolgere. Una volta completata l’attività, se il processo lo prevede, il workflow invierà un nuovo task all’utente successivo che dovrà prendere in carico la successiva fase del flusso di lavoro.

Workflow documentali

Un workflow documentale è una procedura digitale standardizzata con cui un documento può essere creato/acquisito, firmato, protocollato, modificato ed infine conservato a norma. L’utilizzo di workflow documentali consente quindi a ciascuna organizzazione di gestire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.

  1. CREAZIONE: template aziendali predefiniti permettono di generare svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture etc.) direttamente dal sistema.
  2. VALIDAZIONE: il documento generato può essere inserito in un workflow approvativo. Ogni utente coinvolto ha visibilità sullo stato di avanzamento approvativo.
  3. DISTRIBUZIONE: come step ulteriore di workflow il documento può essere inviato automaticamente, tramite e-mail oppure link, a
    liste di distribuzione specifiche.
  4. CONSERVAZIONE: la conservazione digitale è l’ultimo step necessario per una vera gestione paperless del ciclo di vita del documento e piena garanzia probatoria

Gestione dei processi

Per gestione dei processi aziendali si intende il mapping, la standardizzazione e la misurazione delle performances dei flussi di
lavoro per ottimizzare i processi di business in linea con gli obiettivi del management. Tra i modelli più efficaci per la gestione dei processi aziendali c’è l’adozione di sistemi di workflow, ovvero la creazione di modelli e la gestione informatica di un processo.

  1. MAPPARE I FLUSSI DI LAVORO: ogni organizzazione si basa su diversi processi: alcuni coinvolgono solo risorse interne, altri anche
    risorse esterne e serve reperire informazioni da diversi sistemi.
  2. DISEGNARE I WORKFLOW: un workflow è la versione digitale, standardizzata di un processo: una sequenza ordinata di step automatizzati e task da assegnare agli utenti.
  3. MONITORARE I PROCESSI: monitorare e ottimizzare i processi aziendali è semplice attraverso una dashboard che riporta, in tempo reale, l’andamento dei singoli workflow.

Su misura per l’Automotive

Con oltre 30 anni di esperienza nel settore Automotive, abbiamo sviluppato assieme ai nostri clienti un parco workflow per le specifiche esigenze del settore e subito pronti all’utilizzo.

Oltre ad una lista confezionata ad hoc, abbiamo le competenze e l’esperienza per rispondere ad esigenze specifiche dei concessionari e service partner. Attraverso un’analisi preliminare è infatti possibile richiedere workflow personalizzati e unici in termini di flusso di lavoro, flusso di documenti, utenze, profili documentali e molto altro.

Scopri tutti i nostri workflow ideati ed implementati per il settore automotive.

Organizzazione dei documenti di vendita autoveicoli nuovi e usati

L’iter di approvazione per la vendita di autoveicoli nuovi ed usati è ricco di passaggi e comprende diversi attori che sono chiamati ad interagire con la documentazione relativa alle singole pratiche, approvando e validando il processo.La necessità primaria riguarda il controllo della procedura, che risulta difficoltoso nel caso di una gestione cartacea.

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Gestione dei contratti di noleggio

La gestione dei contratti di noleggio deve essere rapida e precisa, evitando al cliente lunghe attese e, allo stesso tempo, monitorando costantemente la disponibilità delle vetture per una perfetta gestione del parco auto aziendale.

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Gestione degli spostamenti interni dei veicoli aziendali

La prenotazione delle auto aziendali da parte dei dipendenti deve essere disciplinata tramite un opportuno sistema di prenotazioni, al fine di evitare inconvenienti, malintesi ed indisponibilità. È importante, dunque, avere uno strumento che permetta di occupare rapidamente una vettura per un determinato periodo di tempo.

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Gestione dei contratti di comodato

L’esigenza era quella di gestire il contratto di comodato per le auto, in modo fluido e digitalizzato. Questa operazione, sia per i clienti sia per i collaboratori del dealer, ricade all’interno della gestione del parco auto aziendale. Era, dunque, importante, poter controllare la situazione di ogni vettura verificando quali fossero ancora disponibili e quali, invece, già impegnate.

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Gestione delle assicurazioni del parco auto aziendale

Un aspetto correlato alla gestione del parco auto riguarda il monitoraggio delle polizze auto in caso di vendita del veicolo. Se il numero di vetture dovesse risultare rilevante, può essere utile implementare un sistema di notifiche che avvisa l’utente della vendita di un veicolo e della necessità di chiudere il contratto di assicurazione.

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Organizzazione e gestione dei test drive

Il test drive dura poco tempo e di breve durata dovrebbero essere anche i processi organizzativi che lo caratterizzano. Tutti i concessionari, proponendo il test drive prima dell’acquisto, hanno, dunque, la necessità di snellire questo processo sia riducendone le tempistiche sia azzerando lo scambio di documenti in formato cartaceo.

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Gestione delle assicurazioni degli pneumatici

Fra i tanti, la modulistica legata all’assicurazione degli pneumatici può rappresentare un esempio di gestione dei documenti tramite processi. Il bisogno è stato, quindi, quello di controllare e organizzare tutta questa documentazione, inerente all’ambito assicurativo, sia in fase di sottoscrizione della polizza sia in fase di valutazione dei danni per eventuali rimborsi ed assistenze.

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Gestione organizzata delle contravvenzioni

La gestione delle auto aziendali, dei noleggi e delle vetture sostitutive comporta, infatti, anche la gestione delle sanzioni in cui i conducenti possono incorrere. È naturale, quindi, che i processi di smistamento, identificazione dei trasgressori e rifatturazione debbano essere rapidi ed efficienti con l’obiettivo di rispettare le scadenze imposte per il pagamento.

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Analisi finanziaria delle richieste di noleggio

La necessità è quella di automatizzare tutto il ciclo della richiesta di noleggio, dall’immissione della stessa da parte del cliente alla ricezione della pratica da parte dell’operatore. In questo modo si crea un unico strumento digitale (software documentale) dove convogliare, elaborare e tracciare tutte le richieste inoltrate dai clienti.

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Gestione della scheda veicolo

Ogni mezzo aziendale oggetto di vendita è corredato da documenti in continuo aggiornamento che rappresentano, sotto l’aspetto tecnico e non solo, ogni dettaglio da fornire al potenziale cliente. Nasce quindi la necessità di automatizzare e digitalizzare il processo di aggiornamento dei dati delle vetture per evitare numerose versioni dello stessa scheda del veicolo.

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Su misura per Industry & Manufacturing

Abbiamo sviluppato assieme ai nostri clienti workflow specifici sulla base delle esigenze del settore e subito pronti all’utilizzo.

Oltre ad una lista confezionata ad hoc, abbiamo le competenze e l’esperienza per rispondere ad esigenze specifiche delle aziende. Attraverso un’analisi preliminare è infatti possibile richiedere workflow personalizzati e unici in termini di flusso di lavoro, flusso di documenti, utenze, profili documentali e molto altro.

Scopri tutti i nostri workflow ideati ed implementati per il settore industriale e manifatturiero

Processo di approvazione delle fatture d’acquisto

L’esigenza emersa è stata quella di velocizzare queste operazioni attraverso precise notifiche inviate direttamente agli utenti coinvolti, in base alle situazioni. Il processo in questione nasce, quindi, dalla necessità di automatizzare il ciclo di approvazione delle fatture di acquisto, evitando il passaggio manuale di documenti tra i diversi attori del procedimento.

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Conservazione dei documenti contabili

Per poter essere implementato, questo specifico workflow, necessita delle soluzioni IX-FE di fatturazione elettronica e IX-CE di conservazione elettronica.

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Conservazione automatica delle fatture in nome e per conto

Per poter essere implementato, questo specifico workflow, necessita delle soluzioni IX-FE di fatturazione elettronica e IX-CE di conservazione elettronica.

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Automazione per l’invio di comunicazioni massive

data una certa mailing list e un corpo del messaggio, sarebbe utile avere un sistema che inserisca in automatico i dettagli del destinatario nei campi prestabiliti, condivida i documenti tramite link e proceda con l’invio massivo della comunicazione. Sarebbe inoltre utile avere un servizio di monitoraggio delle comunicazioni.

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Gestione dei reclami

La gestione di eventuali reclami è un processo delicato nel quale il rapporto con i clienti ha la centralità. Per questo motivo, è opportuno che il processo sia efficiente e rapido, in modo da ridurre il più possibile l’utilizzo di tempo e risorse ed incontrare prontamente le esigenze del cliente.

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Gestione dei beni aziendali

La consegna dei beni aziendali ai collaboratori, come PC o Smartphone, è un’attività che ricade all’interno della gestione del parco dei dispositivi aziendali. È opportuno, quindi, poter controllare la situazione di ogni singolo dispositivo, verificando le richieste approvate, capire quali beni siano già stati consegnati, quali da sostituire o quali ancora da fornire.

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Generazione automatica delle etichette QR CODE per ciascun collo

Registrare manualmente i dati di un Documento di Trasporto (DDT) e generare le relative etichette per ciascun collo in esso contenuto risultava un’attività troppo articolata per essere gestita manualmente. Si è resa così necessaria una funzionalità che potesse acquisire ed elaborare i DDT al fine di generare in automatico le etichette QR-Code per ciascun collo previsto dal DDT stesso.

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Integrazioni

IX-FE

Il nostro servizio accreditato che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private, acquirenti finali e Pubblica Amministrazione anche per i subappaltatori.

IX-CE

È il servizio in outsourcing per la conservazione elettronica a norma che assicura il valore legale dei documenti informatizzati e assolve per conto dell’azienda tutte le fasi del processo. Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto.

IX-PEPPOL (NSO)

È la piattaforma web per la fornitura in outsourcing del servizio integrato di intermediazione, attraverso Access Point PEPPOL, per la gestione dei processi di trasmissione e ricevimento dei documenti in formato elettronico con connessione al Nodo Smistamento Ordini (NSO).

ADA.DPM ESG

ADA.DPM ESG è un’applicazione cloud che consente di raccogliere dati e monitorare le attività per dimostrare l’impegno verso gli obiettivi di un piano ESG, ovvero un piano che considera gli impatti ambientali, sociali e di governance dell’azienda.