International Garage digitalizza documenti e processi con ARXivar NEXT
Dalla gestione cartacea a una piattaforma unica per documenti, fatture e workflow: il primo service partner Volkswagen del Trentino-Alto Adige ad adottare ARXivar NEXT, con Adawen.
Una realtà di riferimento dell'automotive sul Garda
Fondata nel nuovo millennio, International Garage Snc è diventata negli anni una realtà di riferimento nel panorama automotive dell'Alto Garda, operando come service partner Volkswagen. Grazie all'esperienza del socio fondatore Enzo Cristofari e a un team dinamico e orientato al miglioramento continuo, l'azienda ha raggiunto risultati di assoluto rilievo: nel 2022 ha conquistato il podio tra le migliori officine Volkswagen in Italia per livello di soddisfazione del cliente.
Nel 2021 è diventata carrozzeria ufficiale Volkswagen e, nel 2023, ha vinto il bando promosso dalla Camera di Commercio di Trento per la digitalizzazione dei processi aziendali, confermando la volontà di investire nell'innovazione. L'obiettivo resta la soddisfazione del cliente, attraverso il miglioramento continuo dei processi di accettazione, assistenza e gestione documentale.
Dalla carta a una gestione documentale digitale e strutturata
L'esigenza principale era passare da una gestione documentale tradizionale a una digitale, automatizzata e strutturata: ridurre al minimo l'utilizzo della carta, eliminare copie ridondanti degli stessi documenti e digitalizzare i processi amministrativi e operativi del service partner.
Serviva una piattaforma capace di centralizzare documenti, informazioni e workflow aziendali, garantendo maggiore controllo, tracciabilità e conformità normativa, oltre a migliorare l'efficienza quotidiana delle attività.
Un unico sistema per documenti, processi e attività
Dopo un'attenta analisi dei processi aziendali e un confronto diretto con il responsabile amministrativo Andrea Maino, è stata implementata la soluzione ARXivar NEXT, configurata e personalizzata da Adawen per rispondere alle specifiche esigenze operative dell'azienda.
La piattaforma ha permesso di digitalizzare gestione, archiviazione e conservazione dei documenti, ma anche di automatizzare numerosi processi e flussi di lavoro, aumentando la produttività e favorendo la progressiva eliminazione della carta. Oggi International Garage dispone di un sistema unico che integra le diverse aree operative del service partner.
Le funzioni che fanno la differenza ogni giorno
Scansione barcode
Acquisisce e archivia automaticamente la copia firmata degli ordini di lavoro, collegandola alla versione digitale già presente nel sistema documentale.
Ricerca e indicizzazione documentale
Oltre alla ricerca per metadati, consente ricerche full-text sull'intero contenuto dei documenti per recuperare rapidamente ogni informazione da un archivio centralizzato.
Integrità e riservatezza
Diversi livelli di autorizzazione garantiscono controllo degli accessi, riservatezza delle informazioni e protezione dei dati aziendali.
Piattaforma multi-device
Accessibile da desktop, smartphone e tablet, via portale web e app dedicate Android e iOS, per operare anche in mobilità.
I processi automatizzati con ARXivar NEXT
Gestione fatture elettroniche di acquisto e vendita
Un workflow dedicato automatizza le attività operative e migliora il controllo del processo amministrativo.
Gestione automatica dell’invio documenti
Distribuzione automatica della documentazione prodotta dal reparto officina, per ridurre tempi operativi, attività manuali e costi di gestione.
Approvazione delle fatture di acquisto
Un workflow di approvazione migliora il controllo delle spese, la gestione dei budget e l’attribuzione ai centri di costo. Dopo la ricezione (scansione o portale IX-FE), il verificatore può approvare, respingere o chiedere approfondimenti; l’approvatore autorizza il pagamento; l’amministrazione completa la registrazione con i dati del gestionale e chiude il flusso.
Invio documenti via e-mail
Per ridurre impatto ambientale e costi di stampa, tutti i documenti prodotti dal gestionale vengono archiviati digitalmente. Una procedura condivisa consente ai collaboratori di inviare la documentazione all’indirizzo associato o a un destinatario indicato nel workflow, con oggetto e corpo del messaggio preconfigurati.
Conservazione elettronica a norma
Introdotta la conservazione digitale a norma dei documenti contabili: libro giornale, registri IVA, LUL, fatture emesse e ricevute, documenti amministrativi e fiscali. I documenti vengono inviati al portale IX-CE e firmati digitalmente in automatico, garantendone autenticità, integrità e valore legale nel tempo.
Cosa è cambiato per International Garage
Eliminazione del cartaceo
Meno costi di stampa, consumabili, spazi di archiviazione e attività amministrative a basso valore.
Automatizzazione dei processi
Workflow e automatismi personalizzati, tra cui l'invio automatico di fatture e documentazione ai clienti.
Maggiore efficienza operativa
Documenti e informazioni immediatamente disponibili: più collaborazione, rapidità e qualità del servizio.
Più controllo e tracciabilità
Ogni documento, processo e approvazione è monitorato in piattaforma, con piena conformità normativa.
“Essere il primo Service Partner Volkswagen in Trentino-Alto Adige ad implementare ARXivar NEXT è un grande motivo di orgoglio. È un programma molto intuitivo che ci ha permesso di digitalizzare notevolmente l'azienda: archiviazione digitale, invio via email di fatture, check-list e deposito gomme. Poter consultare digitalmente ogni documento — fatture, ordini di lavoro, DDT — è un notevole risparmio di tempo per tutti e rende i nostri processi interni molto più rapidi rispetto al passato.”
Andrea Maino — Responsabile amministrativo, International Garage Snc