Gruppo Dalla Vecchia: la dematerializzazione documentale al servizio delle macchine agricole ed industriali
Vendita, noleggio e schede veicolo completamente digitali con ARXivar NEXT (ADA.DPM), integrato al DMS Concerto e arricchito da QR Code tramite ARXlink.
Tre generazioni al servizio di agricoltura e industria
Presente sul mercato da tre generazioni, il Gruppo Dalla Vecchia è una realtà consolidata nella vendita, nel noleggio e nell’assistenza di macchine agricole e industriali, con oltre 55 anni di esperienza.
Con 6 sedi tra Verona, Mantova, Padova, Rovigo, Venezia e Vicenza e un team di 70 professionisti, garantisce servizi di alto livello, confermati dalla certificazione ISO 9001:2015.
Eliminare la carta e automatizzare l’intero ciclo di vendita
L’obiettivo era una soluzione di gestione documentale capace di eliminare la gestione manuale, ridurre drasticamente la carta e automatizzare l’intero ciclo di vendita, monitorando tutte le fasi di contratti e pratiche commerciali.
ARXivar NEXT doveva integrarsi con il DMS aziendale Concerto per recuperare automaticamente dati e documenti, e digitalizzare il patrimonio cartaceo esistente in un unico sistema consultabile e condivisibile.
Task, blocchi, maschere e archiviazione automatica
Il progetto ha introdotto gli strumenti che governano i workflow aziendali.
Dal contratto alla consegna, con pagamento e ricambi
Il processo parte dall’archiviazione del contratto (scansione o maschera) e attiva un task per il gruppo pratiche, che completa le informazioni e approva o rifiuta la richiesta, integrando dati su ricambi, preconsegna e monitoraggio. In caso di approvazione, il sistema comunica automaticamente al cliente e attiva i processi collegati.
La gestione del pagamento copre pagamento diretto, finanziamento esterno e tramite partner convenzionati; per il finanziamento interno sono automatizzati raccolta documentale, comunicazioni, verifica e ricezione della delibera. I flussi ricambi e preconsegna sono collegati al DMS, con officine e filiali che operano dentro il workflow fino alla verifica del pagamento.
Analisi finanziaria automatica prima dell’approvazione
La richiesta viene compilata dal cliente tramite Web App e inviata a una casella monitorata: ARXivar NEXT la acquisisce, archivia e classifica, avviando il workflow. Prima dell’assegnazione agli operatori, il sistema effettua una verifica preventiva sull’affidabilità finanziaria del cliente.
L’esito viene notificato agli operatori, che allegano il report finanziario e procedono con la valutazione: in caso positivo si attiva l’approvazione finale, altrimenti la pratica è respinta o sottoposta a ulteriori verifiche, riducendo il rischio.
Fascicolo digitale del mezzo con QR Code via ARXlink
La scheda nasce dall’inserimento della dichiarazione di conformità tramite una maschera dedicata e genera automaticamente il fascicolo digitale del mezzo, arricchibile con documenti tecnici, commerciali e amministrativi.
Una volta completata, genera un link univoco tramite ARXlink e un QR Code esponibile sul veicolo: con una scansione clienti e operatori accedono a tutte le informazioni, sempre aggiornate senza modificare il collegamento.
Cosa è cambiato per Gruppo Dalla Vecchia
Più controllo sui processi di vendita
Stato delle pratiche sempre monitorato: ritardi, anomalie e attività in sospeso individuati rapidamente.
Automazione delle richieste di noleggio
Workflow strutturati riducono il lavoro manuale e aumentano la sicurezza nelle valutazioni finanziarie.
Gestione documentale centralizzata
Tutta la documentazione in un unico sistema, consultabile e condivisibile tra sedi e reparti.
Schede veicolo completamente digitali
Documentazione dematerializzata e disponibile via QR Code e fascicoli aggiornati in tempo reale.
Riduzione della carta e più efficienza
Meno documenti cartacei, migliore qualità dei dati e attività quotidiane più rapide.
“Adottare ADA.DPM è stato un progetto sfidante che ha reso “vivo” il nostro patrimonio digitale, coinvolgendo tutti i livelli aziendali. Il documentale ha migliorato sensibilmente qualità dei dati, monitoraggio, condivisione e integrazione, introducendo i Workflow con cui abbiamo automatizzato e ottimizzato i cicli di vita dei documenti. Soddisfatti della scelta e dei risultati già ottenuti, non ci fermiamo: vogliamo sfruttare ancora di più le potenzialità del software.”
Luca Dalla Vecchia — Amministratore Delegato, Gruppo Dalla Vecchia