IX-CE
Conservazione Sostitutiva
Conservazione sostitutiva a norma di legge: cos’è?
La conservazione sostitutiva a norma è l’insieme delle procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare il valore probatorio ai documenti informatici, nel tempo. Con documento informatico si intende sia un documento nativo digitale (PDF, XML, TIFF etc.), per cui la conservazione in modalità digitale è naturalmente possibile, sia un documento cartaceo reso digitali tramite processo di acquisizione informatica (scanner, foto etc.). Diventa obbligatoria ai fini di legge quando di questi documenti se ne deve mantenere il valore probatorio nel tempo.
I requisiti di immodificabilità, autenticità e validità legale di un documento informatico in conservazione sostitutiva o digitale, sono garantiti dall’impronta di hash, dalla firma digitale e dalla marca temporale.
Tali garanzie civilistiche consentono la protezione a norma di legge, nel tempo, dei documenti, sia nel loro passaggio dall’analogico al digitale sia direttamente nel loro formato digitale. Facile comprendere, quindi, che questo passaggio tutela la Pubblica Amministrazione o l’azienda privata dall’eventuale perdita di valenza giuridica ed efficacia probatoria sui documenti oggetto di conservazione.
Vantaggi e benefici della conservazione elettronica
MAGGIORE EFFICIENZA
- Portabilità archivio
- Semplificazioni e eliminazione vincoli durante le fasi di esibizione al pubblico ufficiale
- Reperimento immediato di documenti e informazioni
RIDUZIONE DEI TEMPI E RISORSE
- Costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi
- Spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti
- Risorse dedicate alla gestione e alle attività relative ai documenti
COMPLIANCE NORMATIVA
- La fatturazione elettronica richiede la conservazione digitale
- Tassello fondamentale per la dematerializzazione
- Nessun documento cartaceo prodotto in nessuna fase del suo ciclo di vita
IX-CE: Il servizio di conservazione sostitutiva completo e sicuro
IX-CE è il servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing di ARXivar che si occupa per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma:
- I documenti digitali o scansionati vengono inviati al servizio web tramite integrazione con ERP (API/Web services o ARXivar).
- Il servizio può apporre la firma remota automatica sui documenti per conto del Cliente.
- In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti via web Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013 e accreditata AgID, assume il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della Sicurezza e Responsabile del Sistema di Conservazione.
Servizio di consulenza certificata
Forniamo servizi di consulenza certificata in merito ad archiviazione, conservazione digitale a norma e stesura del manuale della
conservazione digitale, che ricordiamo essere divenuto obbligatorio.
- Consulenza Archiviazione: Il servizio prevede giornate di consulenza specialistica allo scopo di definire nel dettaglio quali documenti devono essere semplicemente archiviati informaticamente o conservati digitalmente (a norma), anche allo scopo propedeutico di redigere successivamente il manuale della conservazione digitale.
- Manuale della conservazione digitale: raccolta delle informazioni utili alla compilazione del manuale, sia per quanto riguarda la sua stesura sia per quanto riguarda la consegna al cliente con relativa condivisione dei dati contenuti.
- Revisione: consulenza specialistica allo scopo di aggiornare il manuale della conservazione digitale del cliente qualora siano
sopraggiunte modifiche normative, modifiche al processo di conservazione adottato dall’azienda oppure alle funzionalità
operative. - Supporto specializzato a fornire risposte a tematiche inerenti alla conservazione elettronica a norma, ai servizi di firma digitale ed elettronica ed in particolare a questioni normative e regolamenti che le disciplinano.
Integrazioni
