Reggini, DMS aziendale e digitalizzazione documentale perfettamente integrati

Reggini offre numerosi servizi dedicati alla tua vettura. Nella nostra sede potrai prendere visione dell’intera gamma di vetture Volkswagen, Škoda e Audi, scoprendone le novità, gli allestimenti e gli equipaggiamenti. Un team di professionisti specializzati sarà in grado di offrirti un’assistenza completa per qualsiasi necessità. Inoltre, Reggini S.p.A., offre un vasto assortimento di vetture usate e d’occasione, in grado di soddisfare le tue esigenze di sicurezza e risparmio.

La storia ha inizio nel 1950 dalla passione per le automobili di Elio Reggini, legato da profonda amicizia col fondatore del Gruppo Volkswagen in Italia, Gerhard Richard Gumpert. All’impegno di Elio, negli anni si affianca quello dei figli e sono Benito e Piero a raccoglierne il testimone. Da azienda individuale, Reggini si è trasformata negli anni in S.p.A., annualmente certificata e soggetta a controlli in tutti i suoi settori e oggi, giunta alla terza generazione, rappresenta i marchi Volkswagen, Audi e Skoda. L’esperienza maturata in questi sessant’anni, gli alti standard qualitativi dei brand rappresentati, l’organizzazione di un Team specializzato, l’avanguardia della tecnica dei prodotti e servizi offerti, sono i principi su cui si fonda la prima regola di Reggini “Il Cliente prima di tutto”.

Reggini S.p.a. aveva la necessità di una soluzione che fosse integrata con il proprio DMS aziendale per recuperare in automatico i documenti dallo stesso ed interfacciarsi con i propri software contabili.

Inoltre, visti i numerosi archivi cartacei presenti in azienda, vi era la necessità di gestire e organizzare i documenti in maniera digitale fin dall’ingrasso in azienda degli stessi.

GESTIONE DEI DOCUMENTI DI VENDITA
Vista la grande quantità di documenti e flussi da gestire, Reggini aveva l’esigenza di adottare una soluzione in grado di automatizzare e digitalizzare il processi aziendali, indipendentemente dal luogo in cui si trova l’utente ed il software che li ha generati.

GESTIONE ORDINI DI LAVORO DIGITALI
L’esigenza principale era quella di avere un unico contenitore di riferimento per le commesse di officina, con tutti i documenti relativi alla lavorazione di un determinato veicolo dal principio fino al termine della commessa.

GESTIONE DATI DEL CICLO PASSIVO
Dati i numerosi documenti d’acquisto in azienda, cartacei o elettronici, era necessario trovare una soluzione che potesse gestirli ed organizzarli all’interno di un sistema documentale. Pertanto sono state messe in atto diverse procedure per l’acquisizione dei documenti passivi, tra cui l’acquisizione degli stessi tramite etichetta barcode.

Il workflow consente al reparto commerciale un maggior grado di controllo sull’intero processo, gestendo la procedura dal primo contatto con il cliente fino all’eventuale concretizzazione della vendita e consegna del veicolo. Il tutto grazie a:

• TASK specifici, che seguono passo-passo ciascuna figura nelle varie fasi di vendita, indicandogli di volta in volta le varie azioni da intraprendere
• BLOCCHI selettivi, che impediscono al processo di vendita di proseguire se non vengono soddisfatte determinate condizioni
• REMINDER che avvisano se la pratica è inattiva da un certo periodo di tempo o in ritardo
• ARCHIVIAZIONE tramite relazioni o pratiche in modo che, dato un certo documento, si possa risalire con un click a tutti gli altri documenti della stessa pratica di vendita del veicolo

L’implementazione di tale procedura permette di acquisire e controllare in maniera ottimale gli interventi di officina effettuati sulle autovetture. Infatti, anche in ottica di verifica da parte di enti certificatori, è fondamentale avere uno strumento che consenta di:

• Avere una vista completa di tutti gli interventi eseguiti in determinati periodi e il loro stato, oltre alla possibilità di recuperare con un click tutta la relativa documentazione
• Archiviare facilmente tutta la documentazione prodotta. L’ordine di lavoro presenterà un apposito barcode, il quale consentirà l’archiviazione automatica su ADA.DPM una volta scansionato

Per le fatture d’acquisto elettroniche ricevute direttamente da casa madre, essendo Reggini un cliente estero, è stata gestita l’importazione del documento elettronico e la successiva lettura da parte del sistema contabile dei dati di registrazione della fattura.
Mentre per le fatture cartacee il flusso è stato pensato in maniera opposta. Viene prima letta la registrazione del documento dal sistema contabile e solo successivamente avviene la creazione del profilo della fattura sul documentale e la stampa dell’etichetta barcode apposta sul documento cartaceo per la scansione.

La documentazione è consultabile elettronicamente in qualunque momento e indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. Attraverso l’utilizzo della piattaforma i processi sono facilmente controllabili e regolamentati anche non essendo fisicamente in azienda. Inoltre l’adozione di ADA.DPM ha portato ulteriori benefici tra cui:

• Forte riduzione dell’utilizzo di carta che normalmente si manifesta nella fase di preventivazioni
• Un’unica copia di ogni documento legato alla vendita, eliminando il problema di ridondanza e duplicati
• I documenti seguono un percorso prestabilito attraverso gli utenti interessati che fungono da certificatori ed approvatori per gli step successivi.