International Garage, il software documentale si fa su misura grazie alla versione SBE

Fondata nel nuovo millennio, International Garage Snc diventa negli anni una solida realtà nel panorama automobilistico del Alto Garda, in qualità di service partner Volkswagen.

Forte dell’esperienza del socio fondatore Enzo Cristofari, unita ad un team dinamico ed intraprendente, l’azienda raggiunge lodevoli obiettivi. Nel 2022, infatti, sale sul podio della classifica delle migliori officine Volkswagen in Italia a livello di soddisfazione del cliente.

Nel 2021 diventa carrozzeria ufficiale Volkswagen, e nel 2023, vince il bando della Camera di Commercio di Trento per la digitalizzazione dei processi lavorativi, proiettandosi cosi direttamente verso il futuro.

L’obiettivo principale per International Garage è sempre la soddisfazione del cliente, migliorando progressivamente le procedure di accettazione e assistenza.

L’esigenza principale del cliente era quella di passare da una gestione tradizionale dei documenti ad una gestione digitalizzata e automatizzata. Questo transazione aveva lo scopo di eliminare il più possibile l’utilizzo di carta e la creazione di copie ridondanti dello stesso documento e razionalizzare e gestire i propri processi aziendali in modo automatico, controllato e efficace.

Dopo un’attenta analisi dei processi aziendali ed un confronto diretto con il responsabile amministrativo Andrea Maino, è stato implementata la soluzione ARXivar NEXT declinata nella nostra verticalizzazione ADA.DPM Small Business Edition, con funzionalità specifiche in linea con le esigenze del cliente,
L’introduzione di questa nuova piattaforma ha permesso, oltre alle classiche procedure di gestione, archiviazione e conservazione di documenti digitali (funzioni core di un software di gestione documentale), un efficientamento e razionalizzazione dei processi e flussi di lavoro con un aumento significativo della produttività aziendale e una progressiva eliminazione dei documenti cartacei.
Implementando questo tipo di soluzione, non solo il cliente ora può gestire tutti i processi e i documenti aziendali, ma è in grado di organizzare e integrare perfettamente tutte le attività di business quotidiane.

Il Workflow per la gestione delle fatture elettroniche (FE) di acquisto e vendita è stato ideato per trattare le informazioni parziali o incomplete presenti in questi documenti. Questo processo interviene quando tali fatture sono già nel sistema aziendale e si occupa di:

• Invio autonomo delle fatture di vendita: Le fatture di vendita vengono inviate al portale IX-FE. Quest’ultimo si occupa poi di trasmetterle al Sistema di Interscambio e di restituire l’esito della consegna.
• Completamento delle fatture di acquisto: Se una fattura di acquisto ha dati mancanti, il workflow permette di aggiungere informazioni come il “Sistema”, la “Causale”, il “Mittente” e di estrarre eventuali allegati.
• Conversione in formato PDF: Dopo aver arricchito le fatture con le informazioni necessarie, queste vengono convertite in formato PDF. Ciò rende le fatture più accessibili e facilmente consultabili dagli utenti.

Il WF è stato creato per rendere più efficiente l’invio dei documenti prodotti dal reparto officina del gestionale aziendale, mirando a ridurre i tempi e i costi legati alla gestione e stampa di tali documenti.

• Documento “Soddisfazione cliente”: È un documento fondamentale che deve essere sempre allegato alle email, rappresentando la conclusione dell’intervento di officina.
• Documento “Check-list ELSA”: Se disponibile, questo documento attesta le operazioni effettuate sul veicolo.
• Documento “Deposito pneumatici”: Se disponibile, dettaglia le informazioni riguardanti lo stoccaggio, le specifiche e le condizioni d’uso del pneumatico.
• La fattura viene inoltre inviata direttamente al clienti da parte del software documentale.

La procedura interna per l’approvazione delle fatture d’acquisto è stata ideata per monitorare e gestire gli acquisti dei vari reparti aziendali, facilitando la gestione dei budget e la corretta attribuzione ai centri di costo.

• Attivazione: Dopo aver ricevuto una fattura d’acquisto (scansionata o dal portale IX-FE), l’utente attiva manualmente il processo che invia un compito all’amministrazione per assegnare un verificatore.
• Ruolo del Verificatore: che può approvare, rifiutare o rispedire al mittente a seconda dei casi.
• Ruolo dell’Approvatore: che può approvare o rifiutare il pagamento o richiedere un’ulteriore verifica.
• Compito dell’Amministrazione: basandosi sulle decisioni di verificatori e approvatori, procede alla gestione della fattura.
• Registrazione e Conclusione: La fattura viene arricchita con i dati dell’ERP aziendale e la procedura termina quando sia l’approvazione che la registrazione sono complete.

L’azienda ha deciso di ridurre il proprio impatto ambientale e i costi legati alla stampa, optando per l’archiviazione digitale di tutti i documenti prodotti dal DMS/ERP. Questa scelta ha portato allo sviluppo di una procedura condivisa tra i collaboratori per facilitare l’invio dei documenti archiviati digitalmente, promuovendo l’uso digitale al posto della stampa.

Quando necessario, un collaboratore può attivare manualmente il processo per emettere un documento. Esso verrà inviato all’indirizzo email associato al documento o, se necessario, a un altro indirizzo specificato durante il processo. L’email avrà un corpo e un oggetto standard, richiedendo all’utente di inserire solo il destinatario.

Dopo aver analizzato i costi associati alle marche da bollo, consumabili e archiviazione fisica, l’azienda ha deciso di implementare una procedura per la conservazione elettronica dei documenti contabili.

1. Documenti da conservare: comprende documenti contabili come il Libro Giornale, vari Registri IVA, LUL, fatture emesse e ricevute in forma cartacea.
2. Archiviazione: l’utente recupera i documenti in formato elettronico e, seguendo una procedura predefinita, li archivia nel sistema.
3. Invio e Conservazione: i documenti vengono automaticamente inviati al portale IX-CE in pacchetti specifici, dove verranno controllati e conservati secondo le normative vigenti.
4. Firma Digitale: i documenti conservati verranno automaticamente firmati dal sistema.

Abbiamo apportato delle significative modifiche al sistema di gestione della fatturazione e dell’archiviazione del cliente. Questi cambiamenti sono stati possibili grazie alle seguenti innovazioni:

• Eliminazione del cartaceo: è stato fatto un passo avanti verso un ambiente più sostenibile ed efficiente eliminando completamente la necessità di documenti cartacei, la relativa archiviazione e tutti i materiali di consumo relativi al processo di stampa. Questo non solo accelera il processo, ma riduce anche l’impatto ecologico.
• Automatismi personalizzati: è stato introdotto degli automatismi specificamente progettati per le nostre esigenze. Uno dei più rilevanti è l’invio automatico delle fatture ai clienti tramite email. Questo assicura che le fatture vengano consegnate tempestivamente, riducendo gli errori e semplificando la gestione per il nostro team.

Con queste modifiche, il service partner mira a offrire un servizio più rapido e senza intoppi, garantendo allo stesso tempo un impegno verso pratiche più ecologiche e sostenibili.