Digitalizzare i processi amministrativi

L’area amministrativa, quotidianamente, si trova a dover gestire una grande quantità di documenti molto delicati: fatture, PEC, documenti bancari e molti altri. Sembra quindi imprescindibile che questa gestione debba essere svolta nel modo più ordinato, sicuro e controllato possibile. Nell’era digitale in cui viviamo, la gestione efficiente dei documenti e dei processi aziendali è diventata quindi una priorità per le imprese che mirano al successo e alla competitività sul mercato. Per questi motivi, l’adozione di un software di document and process management (gestione documentale e dei processi) interfacciato con il software ERP presente in azienda, riveste un ruolo fondamentale. Tale sinergia consente alle aziende e nello specifico all’area amministrativa, di ottimizzare i flussi di lavoro allo scopo di prendere decisioni basate sui dati disponibili, pur mantenendo la sicurezza ed il controllo che il dato, in base alla funzione richiede. Tra i software più avanzati e completi in questo ambito, spicca Arxivar Next, una soluzione che si distingue per la sua affidabilità, flessibilità e capacità di adattarsi alle specifiche esigenze di ogni azienda.

Le diverse motivazioni rispecchiano aspetti non solo organizzativi ma anche strategici:

1. Efficienza operativa: automatizza i flussi di lavoro e i processi amministrativi, riducendo il tempo necessario per la gestione manuale dei documenti e incrementando la produttività. Questo consente ai responsabili e ai loro team di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
2. Accesso e recupero dei documenti: fornisce una piattaforma centralizzata per l’archiviazione e la gestione dei documenti, facilitando l’accesso rapido e il recupero delle informazioni. Questo è essenziale in un ambiente lavorativo dove il tempo speso nella ricerca di documenti può essere significativo.
3. Conformità e governance: aiuta le organizzazioni a rispettare le normative vigenti relative alla gestione dei documenti, alla privacy dei dati e alla conservazione delle informazioni. Implementando politiche di gestione documentale, le aziende possono evitare sanzioni e migliorare la governance interna.
4. Sicurezza dei dati: protegge le informazioni sensibili e i documenti aziendali da accessi non autorizzati, perdita o danneggiamento, grazie a robusti meccanismi di sicurezza, come la crittografia dei dati, i controlli di accesso e le funzionalità di backup e ripristino.
5. Collaborazione migliorata: promuove la collaborazione tra team e dipartimenti consentendo la condivisione sicura e controllata dei documenti. Questo è particolarmente utile in ambienti di lavoro distribuiti o in presenza di lavoro da remoto.
6. Riduzione dei costi: contribuisce a diminuire i costi associati alla gestione cartacea dei documenti, inclusi stampa, spedizione e archiviazione fisica, oltre a ridurre il rischio di duplicazione del lavoro andando spesso ad eliminare la carta stessa in quanto viene gestita l’informazione che è nativamente digitale
7. Supporto decisionale: offre strumenti analitici e di reporting che aiutano i responsabili amministrativi a monitorare l’efficacia dei processi e a prendere decisioni informate basate su dati accurati e aggiornati.
8. Scalabilità: si adatta alle esigenze in evoluzione dell’organizzazione, supportando la gestione di un volume crescente di documenti e l’espansione dei processi aziendali senza compromettere le prestazioni o l’efficienza.

La nostra soluzione si distingue nel panorama dei software di gestione documentale e dei processi per diversi motivi chiave che riflettono l’approccio unico e la competenza specialistica del team di sviluppo. In particolare, scegliendo noi di Adawen potrai contare su:

• Esperienza: in qualità di Golden Partner ARXivar, Adawen vanta un know-how specifico dello strumento, permettendoci di comprendere a fondo le esigenze e le sfide uniche dei clienti e offrendo soluzioni su misura.
• Integrazione e personalizzazione: non forniamo solo una soluzione standard, ma ci impegniamo a integrare il software direttamente nell’infrastruttura IT esistente del cliente con soluzioni on-premise ed in cloud ed a personalizzarlo in base alle sue esigenze specifiche.
• Affidabilità come partner: ci poniamo come un partner affidabile e impegnato nel successo a lungo termine dei propri clienti, offrendo supporto continuo, aggiornamenti tecnologici e un’assistenza proattiva.