Digitalizzare i processi per l’area risorse umane
Digitalizzare i processi per l’area risorse umane
Indice degli argomenti
- 1
- 2
- 3
Iscriviti alla nostra newsletter
Partner ARXivar da oltre 15 anni
Nelle piccole e medie imprese (PMI), l’area delle risorse umane svolge un ruolo cruciale, ma spesso si trova ad affrontare sfide significative nella gestione della documentazione. Le attività quotidiane del dipartimento HR sono gravate da una mole considerevole di documenti, che includono contratti di lavoro, curriculum, documenti fiscali, politiche aziendali e molto altro ancora. Questa complessità può generare difficoltà operative e rischi legati alla conformità normativa.
Perché è importante avere un software di document and process management?
Le PMI, spesso caratterizzate da risorse limitate, si trovano ad affrontare la sfida di gestire la documentazione HR in modo efficiente senza disperdere risorse preziose. Senza una gestione adeguata, possono sorgere problemi come la perdita di documenti importanti, l’inefficienza operativa e il rischio di non conformità normativa, con possibili conseguenze legali e finanziarie.
In questo contesto, l’importanza di adottare un sistema di process e document management diventa evidente. Questi strumenti offrono una piattaforma centralizzata per la gestione, l’archiviazione e il controllo dei documenti HR. Consentono di organizzare e recuperare facilmente informazioni cruciali, semplificando le operazioni quotidiane del dipartimento HR e riducendo il rischio di errori umani.
Un sistema di process e document management aiuta le PMI a ottimizzare la gestione della documentazione HR in diversi modi:
- Centralizzazione dei documenti: tutti i documenti HR sono archiviati in un unico luogo accessibile, eliminando il disordine e facilitando la ricerca e il recupero delle informazioni necessarie.
- Automatizzazione dei processi: i software di gestione documentale consentono di automatizzare numerosi processi HR, come la creazione dei fascicoli dipendenti, l’onboarding dei nuovi dipendenti e la gestione delle ferie, migliorando l’efficienza operativa.
- Conformità normativa: grazie alla tracciabilità delle modifiche e alla gestione dei permessi di accesso, i software di document management aiutano le PMI a garantire la conformità normativa con le leggi sul lavoro, la privacy dei dipendenti e altre
regolamentazioni pertinenti. - Riduzione dei costi: un’efficace gestione della documentazione HR riduce il tempo e le risorse impiegate nella gestione manuale dei documenti, contribuendo a ridurre i costi operativi complessivi dell’azienda.
Le nostre soluzioni
Perché è importante per l’area risorse umane?
Un software di process and document management può migliorare i processi specifici nell’ambito delle risorse umane:
Processo di selezione del personale:
- Gestione dei curriculum: il software consente di organizzare e filtrare i curriculum in base a criteri specifici, rendendo più efficiente il processo di screening dei candidati.
- Tracciamento dei candidati: consente di monitorare lo stato di avanzamento di ciascun candidato nel processo di selezione, dalla ricezione del curriculum alla fase di colloquio e di assunzione.
Sottoscrizione di un contratto di assunzione:
- Firma elettronica: il software permette la firma elettronica dei contratti, accelerando il processo di sottoscrizione e riducendo la necessità di documenti cartacei.
- Archiviazione sicura: una volta firmati, i contratti vengono archiviati in modo sicuro e facilmente accessibile, garantendo la conformità normativa e semplificando la gestione dei documenti.
Creazione del fascicolo dipendente:
- Centralizzazione dei documenti: tutti i documenti relativi al dipendente, come il contratto di assunzione, i dati fiscali, le valutazioni delle performance e i certificati di formazione, vengono archiviati in un unico luogo accessibile.
- Automazione dei processi: il software può automatizzare la creazione del fascicolo dipendente, consentendo di aggiungere automaticamente nuovi documenti e aggiornamenti al fascicolo esistente.
Scadenziario della formazione obbligatoria di ogni dipendente:
- Notifiche automatiche: il software invia notifiche automatiche quando è necessario completare o rinnovare la formazione obbligatoria per ciascun dipendente, garantendo la conformità normativa e riducendo il rischio di omissioni.
- Monitoraggio delle scadenze: consente di tenere traccia delle scadenze della formazione e di generare report per identificare rapidamente i dipendenti che devono completare determinati corsi o certificazioni.
Gestione delle note spese da remoto:
- App mobile: il software può essere accessibile tramite app mobile, consentendo ai dipendenti di caricare le note spese in tempo reale da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
- Approvazioni digitali: le note spese caricate possono essere approvate digitalmente dai manager, accelerando il processo di rimborso e riducendo la necessità di documenti cartacei.
Perché scegliere Adawen?
La nostra soluzione si distingue nel panorama dei software di gestione documentale e dei processi per diversi motivi chiave che riflettono l’approccio unico e la competenza specialistica del team di sviluppo. In particolare, scegliendo noi di Adawen potrai contare su:
- Esperienza: in qualità di Golden Partner ARXivar, Adawen vanta un know-how specifico dello strumento, permettendoci di comprendere a fondo le esigenze e le sfide uniche dei clienti e offrendo soluzioni su misura.
- Integrazione e personalizzazione: non forniamo solo una soluzione standard, ma ci impegniamo a integrare il software direttamente nell’infrastruttura IT esistente del cliente con soluzioni on-premise ed in cloud ed a personalizzarlo in base alle sue esigenze specifiche.
- Affidabilità come partner: ci poniamo come un partner affidabile e impegnato nel successo a lungo termine dei propri clienti, offrendo supporto continuo, aggiornamenti tecnologici e un’assistenza proattiva.
