Dalla Vecchia Fabrizio, la dematerializzazione documentale al servizio delle macchine agricole ed industriali

Sul mercato da tre generazioni, il Gruppo Dalla Vecchia è una realtà consolidata nel settore della vendita, noleggio ed assistenza di macchine agricole ed industriali, con un ampio ventaglio di prodotti dei migliori marchi e servizi di alto livello.
L’obiettivo è quello di aiutare i propri clienti a lavorare meglio, produrre di più e, grazie a 55 anni di esperienza sul campo, sono in grado di individuare la soluzione più proficua per ogni tipo di attività e lavorazione, considerando tutte le più recenti tecnologie e sistemi disponibili per ottimizzare i processi produttivi.
Con 6 sedi operative nelle province di Verona, Mantova, Padova, Rovigo, Venezia e Vicenza, e grazie ad un team 70 persone, costantemente formate dal punto di vista tecnico e commerciale, possono garantire ai propri clienti un servizio esclusivo di grande qualità, testimoniato anche dalla certificazione ISO 9001:2015.

La necessità principale era di quella di trovare una soluzione informatica che permettesse di eliminare l’attuale gestione manuale dei documenti, al fine di ridurre al minimo lo spreco di carta, automatizzare tutto il ciclo di vendita e poter monitorare tutte le fasi di vita del contratto.

In tal senso, ADA.DPM, software di dematerializzazione documentale e automatizzazione dei processi aziendali da noi fornito basato sull’infrastruttura di ARXivar, avrebbe dovuto interagire con il DMS interno del gruppo (Concerto) in qualità di fonte alimentante dei dati.

Parallelamente a questa prima esigenza il Cliente ha richiesto di digitalizzare tutta la documentazione cartacea in modo da facilitare la ricerca delle informazioni e dotare l’azienda di un unico applicativo documentale di riferimento.

Il processo inizia con l’archiviazione del contratto da parte del venditore tramite scansione o tramite maschera Utente. Questo procedimento innesca il workflow che attiva un Task al «gruppo gestori» che hanno il compito di completare il profilo con i dati mancanti. In seguito il «gruppo responsabili» può rifiutare la richiesta o approvarla e, in questo caso, completare i dati del contratto inserendo tra l’altro eventuali ricambi da gestire, richiedendo la preconsegna e registrando dati utili al Management.

Per le sole approvazioni, a Task concluso, viene inviata in automatico una mail di cortesia al cliente per notificare quanto e si attivano in parallelo i seguenti iter:

Gestione metodo di pagamento
I casi previsti sono: nessun finanziamento, finanziamento esterno, finanziamento interno(gestito con una delle finanziarie con cui collabora il Gruppo DVF). In presenza di un finanziamento interno il documentale gestirà la raccolta dei documenti necessari da inviare alla finanziaria, le comunicazioni da inviare(cliente, studio commerciale, finanziaria) e la conferma o meno della delibera del finanziamento. In caso invece di finanziamento esterno, il software gestisce solo la parte dell’esito di delibera da parte della finanziaria esterna.

Gestione ricambi
Se in fase di completamento dei dati del contratto il «gruppo responsabili» ha richiesto la gestione di ricambi, questi possono essere gestiti dal software ed ordinati tramite DMS. Ogni Magazzino di competenza inoltrerà le proprie richieste e registrerà i numeri d’ordine sul documentale concludendo così l’attività notificata via Task.

Gestione preconsegna
Solo a delibera avvenuta (nel caso sia previsto un finanziamento) e se tutti gli eventuali ricambi risultano gestiti si attiva il Task verso il «Gruppo filiali/officine autorizzate» per gestire, se richiesto dal «Gruppo responsabili», la preconsegna.

In tal senso, si potranno scaricare e stampare le liste di competenza direttamente dal Task per poi scansionarle una volta compilate. Conclusi gli iter sopra descritti si procederà infine con l’attivazione di un ultimo task verso il gruppo Gestori Contratti per verificare l’avvenuto pagamento.

La richiesta di noleggio redatta dal cliente tramite Web App, viene inoltrata ad una mail box monitorata. A questo punto il software documentale (ADA.DPM) analizza e archivia automaticamente le richieste al suo interno. Il workflow successivamente elabora il modello di noleggio allegato e innesca il processo che, prima di notificare i task agli operatori designati, esegue un controllo preventivo sull’affidabilità finanziaria del cliente.

Una volta eseguito il controllo, viene notificata l’esito dell’analisi finanziaria all’operatore, il quale procede ad allegare il Report Credit Safe, derivante dall’analisi, alla pratica.

Ora si hanno tutti gli elementi per decidere se approvare la richiesta dal punto di vista finanziario o rifiutarla e richiedere quindi una nuova elaborazione variando i dati del richiedente come partita IVA o codice fiscale su cui deve essere fatto il controllo.

Se le analisi condotte dal punto di vista finanziario restituiscono un esito positivo, un ultimo Task si attiva per richiedere l’approvazione definitiva della richiesta alla concessionaria, chiudendo così il processo.

L’inserimento da parte dell’operatore della dichiarazione di conformità, attraverso l’apposita maschera, da il via alla creazione della scheda veicolo ed innesca il workflow.
Una volta creata la scheda, questa può essere arricchita con altri documenti che completano la panoramica della vettura. Una volta inseriti tutti i documenti necessari la creazione della scheda è completa, generando così il link unico e specifico per la vettura, attraverso ARXlink, grazie al quale si accede alla scheda veicolo.
Partendo dal link generato è possibile creare un QRcode, il quale, una volta stampato ed esposto sulla vettura, consentirà di accedere alla scheda del veicolo semplicemente inquadrando il codice. Integrare, eliminare o aggiornare i documenti all’interno della scheda non modificano il link di riferimento, ma semplicemente aggiornato, permettendo di mantenere lo stesso QR code per tutta la durata dell’esposizione della vettura in vendita.

Grazie alla possibilità di verificare caso per caso lo stato di avanzamento e identificare i documenti necessari, è possibile aumentare il grado di controllo su ogni singola pratica di vendita. In questo modo, nell’eventualità di ritardi è possibile individuare immediatamente la causa e la fase in cui il processo si è fermato.

La presenza di un workflow strutturato permette un controllo completo su tutte le richieste di noleggio e riduce sensibilmente il lavoro manuale da parte dell’operatore designato. Inoltre le pratiche possono essere gestite in totale sicurezza, poiché quelle ritenute finanziariamente pericolose vengono filtrate e declinate.

Il processo di gestione delle schede veicolo dematerializza completamente la documentazione legata ad ogni veicolo, snellendo e facilitando l’operatività degli utenti. L’aspetto principale, infatti, è quello di rendere disponibile tutte le informazioni della vettura al cliente semplicemente scansionando del QRcode.