Conservazione sostituiva digitale dei registri contabili

È stata modificata la normativa in materia di conservazioni digitale dei registri contabili (libri, repertori, scritture e documentazione). Nello specifico è stata modificata la norma che regolamenta la possibilità per l’impresa di tenere libri e scritture contabili con sistemi informatici, in alternativa ai tradizionali supporti cartacei.

L’attuale testo della normativa recita come segue:

“In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.”

1. Va ricordato, al fine di mantenere la regolarità ai fini di legge, che il Codice civile impone alle imprese l’obbligo della tenuta e conservazione dei registri contabili, con l’introduzione della possibilità̀ che questo venga effettuato in modalità elettronica. Inoltre, i registri devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione e possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili.
2. In secondo luogo, è da sottolineare la capacità della conservazione digitale di fornire garanzie di integrità e autenticità dei registri, in modo che questi possano, in caso di necessità, essere portati efficacemente in giudizio per la tutela dell’impresa che li ha prodotti. Di conseguenza l’imprenditore che avrà sottoposto le proprie scritture contabili ad un corretto processo di conservazione potrà proporre in giudizio tali documenti avendoli dotati di attributi che ne garantiscano valore di prova dei dati e fatti processualmente rilevanti che vi sono registrati.

Forniamo servizi di consulenza certificata in merito ad archiviazione, conservazione digitale a norma e stesura del manuale della conservazione digitale, che ricordiamo essere divenuto obbligatorio.

• Consulenza Archiviazione: Il servizio prevede giornate di consulenza specialistica allo scopo di definire nel dettaglio quali documenti devono essere semplicemente archiviati informaticamente o conservati digitalmente (a norma), anche allo scopo propedeutico di redigere successivamente il manuale della conservazione digitale.
• Manuale della conservazione digitale: raccolta delle informazioni utili alla compilazione del manuale, sia per quanto riguarda la sua stesura sia per quanto riguarda la consegna al cliente con relativa condivisione dei dati contenuti.
• Revisione: consulenza specialistica allo scopo di aggiornare il manuale della conservazione digitale del cliente qualora siano sopraggiunte modifiche normative, modifiche al processo di conservazione adottato dall’azienda oppure alle funzionalità operative.
• Supporto specializzato a fornire risposte a tematiche inerenti alla conservazione elettronica a norma, ai servizi di firma digitale ed elettronica ed in particolare a questioni normative e regolamenti che le disciplinano.