Conservazione digitale delle PEC
Cambia il modo di affrontare un tema delicato come la conservazione dei documenti contabili rilevanti.
Nello specifico, per quanto riguarda la Posta Elettronica certificata (PEC), deve essere conservata la “ricevuta di consegna completa”.
Cos’è la PEC e perché va conservata digitalmente?
Da tempo ormai la definizione di documenti informatico nella nostra normativa è la seguente: “il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
È chiaro quindi come una PEC, essendo un atto che rispetta le caratteristiche minime espresse nel Codice dell’Amministrazione digitale, D.lgs 82/2005, sia a tutti gli effetti un documento informatico giuridicamente rilevante che necessita di una conservazione digitale.
Va riferito comunque che, secondo le attuali regole tecniche, per identificare pienamente un documento come informatico, occorre dapprima garantirne il rispetto delle caratteristiche di:
- Paternità
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Immodificabilità
Caratteristiche tali da garantire nel tempo valore legale al documento stesso, e ciò può essere assicurato solo ed esclusivamente attraverso un processo di conservazione digitale.
Cosa viene conservato delle PEC da parte del fornitore del servizio?
Ogni intestatario ed utilizzatore della PEC è tenuto ad una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata. L’unico obbligo del fornitore del servizio è quello di mantenere in conservazione per 30 mesi i soli log dell’invio/ricezione delle PEC in cui viene riportato:
- il mittente
- il destinatario
- l’identificativo della mail
- l’oggetto
Non viene conservata alcuna informazione circa il contenuto del messaggio delle singole PEC, cosa che risulta invece fondamentale per le aziende.
La marca temporale
La marca temporale è uno strumento necessario che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico (ad esempio PEC), garantendone la validità nel tempo.
La soluzione Adawen
La combinazione delle soluzioni IX-CE e ADA.DPM (Document & Process Management) ti consente di:
- Conservare il contenuto del messaggio delle PEC non garantita dai fornitori del servizio di posta elettronica certificata
- Conservare le PEC oltre la soglia dei 30 mesi garantita dai fornitori del servizio di posta elettronica certificata
- Impostare un flusso documentale automatico per l’archiviazione digitale delle PEC sicuro, controllato e legalmente valido.
L’invio tempestivo in conservazione di ogni PEC, subito dopo la sua gestione, sarebbe senza dubbio opportuno, nonché strategicamente efficiente. La semplice archiviazione all’interno del PC non è sufficiente in quanto non ne garantirebbe il valore legale nel tempo e l’archiviazione fisica attraverso la stampa e la raccolta in faldoni da conservare in magazzino sarebbe alquanto illogico per documenti nativamente digitali.
Attivare quindi un servizio di conservazione digitale a norma direttamente all’interno della casella, attraverso un workflow automatico e controllato, così da avere la certezza del mantenimento di leggibilità, integrità, autenticità e sicurezza di tutta la mia corrispondenza aziendale, è la soluzione ideale
