Autovega: archiviazione e conservazione a norma in automatico di tutti i documenti
Top Dealer Italia, Autovega centralizza l’archivio e automatizza conservazione digitale e monitoraggio delle fatture elettroniche con ARXivar NEXT.
Un punto di riferimento nel vicentino, Top Dealer Italia
Autovega è partner strategico dei marchi Volkswagen, SEAT, CUPRA, Škoda, Volkswagen Veicoli Commerciali, Audi Service, Das WeltAuto e Ducati. La sua storia inizia il 27 maggio 1991, quando la famiglia Bonetti apre la prima sede ad Arzignano con 10 collaboratori.
Dopo trasferimenti, acquisizioni e fusioni, la rete si è espansa sul territorio provinciale fino alla sede di Caldogno nel 2019. Dal 2018 Autovega è riconosciuta come Top Dealer Italia per risultati, innovazione e qualità dei servizi.
Conservare a norma e monitorare le fatture, in automatico
Con volumi documentali elevati, Autovega doveva gestire in modo più efficiente la conservazione dei documenti contabili e fiscali — Liquidazioni e Registri IVA, Libro Giornale, fatture — e conservare a norma anche le fatture in nome e per conto (NPC) con le relative notifiche SDI.
Serviva un’unica piattaforma per archiviare, classificare e conservare automaticamente i documenti, e per monitorare costantemente lo stato delle fatture di vendita trasmesse allo SDI, con segnalazioni automatiche in caso di ritardi, errori o scarti.
ARXivar NEXT verticalizzato sull’automotive
La piattaforma ha permesso di centralizzare documenti e informazioni, organizzare digitalmente l’archivio e automatizzare i processi di conservazione e monitoraggio, con workflow dedicati alla conservazione dei documenti contabili e delle fatture NPC e alla gestione delle fatture elettroniche di vendita.
Firma, marca temporale e invio in conservazione automatici
Archiviato il documento, l’utente applica firma digitale e marcatura temporale; un workflow automatico invia poi i documenti al portale IX-CE per la conservazione a norma. Il processo può essere eseguito in modalità massiva, su grandi volumi contemporaneamente.
Stato delle fatture allo SDI sempre sotto controllo
Un workflow si attiva automaticamente su ogni documento del ciclo attivo archiviato in ARXivar NEXT e interroga periodicamente il portale IX per verificare lo stato di trasmissione verso il Sistema di Interscambio.
Grazie alle notifiche automatiche, gli utenti sono informati tempestivamente e possono intervenire subito in caso di anomalie, errori o scarti, riducendo i tempi di verifica.
Cosa è cambiato per Autovega
Conservazione digitale automatizzata
Intervento minimo dell’utente (firma e marca temporale): meno tempo e costi operativi.
Meno carta e attività manuali
Eliminata gran parte della gestione cartacea: più produttività e sostenibilità.
Controllo in tempo reale delle fatture
Stato delle fatture allo SDI sempre noto, con intervento immediato sulle anomalie.
Maggiore efficienza amministrativa
Tempi drasticamente ridotti per verificare, consultare e gestire la documentazione fiscale.
“Grazie ad ARXivar per la soluzione e ad Adawen per averla verticalizzata sulla nostra realtà, abbiamo risolto gran parte dei problemi legati allo spreco di carta, alla gestione dei processi e alla dematerializzazione. L’automazione fa risparmiare molto tempo ai collaboratori e ci dà pieno controllo di dati e informazioni. Con notifiche e task non dobbiamo più preoccuparci dei ritardi nell’invio delle fatture allo SdI: il software ci avvisa in caso di anomalia. La nostra quotidianità in ufficio è più rapida, controllata e libera dalla carta: un vero alleato per il business.”
Sabrina Bolcato — Responsabile Amministrativa, Autovega S.r.l.