Autorigoldi, processi aziendali automatizzati e dematerializzazione dei documenti

Autorigoldi, processi aziendali automatizzati e dematerializzazione dei documenti

L’azienda

AutoRigoldi S.p.a. nasce nel 1906, quando nella sede di Piazza Argentina a Milano, Giovanni Rigoldi inizia la sua avventura nel settore delle automobili dopo aver inaugurato, a pochi passi dalla nuova sede, la prima scuola guida.
L’ingresso delle prime Volkswagen nei saloni, risale al 1960, quando il Maggiolino fa la sua apparizione trionfale nelle centralissime sedi di Via Costanza e di Via Andrea Doria. Nello stesso anno diventa Concessionaria Porsche per poi assumere, nel 1967, la rappresentanza anche di Audi, l’altra prestigiosa griffe del Gruppo Volkswagen. Dal 2015 è anche Concessionaria esclusiva del marchio ŠKODA.
Oggi, dopo oltre 110 anni, con sei sedi di vendita, quattro centri di assistenza e vendita ricambi, ed un modernissimo Centro Distribuzione Ricambi, AutoRigoldi S.p.a. continua a rappresentare un punto di riferimento per l’automobile a Milano.

Le esigenze principali

1. Autorigoldi S.p.a. aveva la necessità di una soluzione che fosse Integrata con il proprio DMS aziendale CROSS2 per recuperare in automatico i documenti inviati dal DMS ed interfacciarsi con i sistemi contabili Microsoft NAV Dynamics.
2. Un altro fattore essenziale per il cliente era l’integrazione con il servizio della fatturazione elettronica per agevolare l’invio e la ricezione delle fatture con il Sistema di Interscambio eseguendo le attività prevista dal legislatore, trasformando effettivamente la fattura in fattura elettronica a norma.
3. Infine era necessario gestire il dato in maniera digitale fin dall’input attraverso dispositivi IOT o Smart della concessionaria o dei suoi clienti. Tutto per poter automatizzare il più possibile i processi fondamentali ma con poco valore aggiunto (es. gestione dell’assunzione di responsabilità del cliente dei Test Drive) e ridurre così costi e interazione tra utenti, ideale in questo periodo di emergenza.

Le esigenze specifiche

Gestione della vendita di veicoli nuovi ed usati

Il workflow consente al reparto commerciale un maggior grado di controllo sull’intero processo, gestendo la procedura dal primo contatto con il cliente fino all’eventuale concretizzazione della vendita e consegna del veicolo. Il tutto grazie a:

TASK specifici, che seguono passo-passo ciascuna figura nelle varie fasi di vendita, indicando in ogni momento le varie azioni da intraprendere (verificare i dati, allegare un documento, etc.).

BLOCCHI selettivi, che impediscono al processo di vendita di proseguire se non vengono soddisfatte alcune condizioni, come ad esempio le liste di documenti che devono essere allegati per poter procedere allo step successivo.

REMINDER, che avvisano se la pratica è inattiva da un certo periodo di tempo o in ritardo, in modo da avere sempre sotto controllo lo stato delle tue pratiche, e l’attore incaricato dell’azione in sospeso.

ARCHIVIAZIONE tramite relazioni o pratiche, in modo che, dato un certo documento si possa risalire con un click a tutti gli altri documenti della stessa pratica di vendita dei veicoli.

Gestione dei contratti di comodato

L’implementazione di tale workflow permette di controllare e gestire in maniera ottimale il parco auto aziendale. Infatti, anche in ottica di gestione delle contravvenzioni, è fondamentale avere uno strumento che consenta di:

• Avere una vista completa di tutte le vetture del parco auto e del loro stato (se disponibili o se occupate), oltre alla possibilità di recuperare con un click lo storico della vettura (chi sta usando la vettura, chi l’ha utilizzata, l’intervallo di tempo in cui non era disponibile, etc.).
• Gestire agilmente le fasi contrattuali. La redazione del contratto avviene direttamente tramite Arxivar, attraverso un modello predefinito che si compila in automatico con i dati del cliente.
• Archiviare facilmente tutta la documentazione prodotta. Il contratto presenta un apposito barcode, il quale consente l’archiviazione automatica su Arxivar una volta scansionato.

Gestione della contravvenzioni

Rimanendo in tema di gestione del parco auto aziendale, è necessario gestire puntualmente le varie contravvenzioni in cui i vari clienti o dipendenti della ditta possono incorrere, avendo uno strumento che permetta di identificare in maniera certa chi era al volante al momento dell’infrazione. Il workflow consente di:

• Notificare all’addetto per la gestione delle contravvenzioni la presenza di una nuova multa, ricevuta tramite PEC o in forma cartacea, guidandolo attraverso la procedura attraverso i vari task che richiedono azioni diverse per essere completati (contattare il cliente o il dipendente responsabile dell’infrazione, gestire il pagamento, rinotificare, etc.).
• Individuare il conducente, risalendo in base alla data della contravvenzione a chi aveva in carico la vettura in quel periodo.
• Ricordare periodicamente all’utente incaricato della presenza di contravvenzioni non gestite, con reminder sempre più frequenti in prossimità della scadenza indicata per il pagamento.

I benefici

Grazie ad Adawen ed alla sua verticalizzazione della soluzione Arxivar sul mondo automotive, la documentazione è consultabile elettronicamente in qualunque momento e indipendentemente da luogo in cui ci si trova ed i processi sono facilmente controllabili da remoto e regolamentati in automatico.

Un chiaro esempio di come questo tipo di approccio porti enormi benefici lo si è visto nel periodo di “lock-down” in cui il mercato è cambiato radicalmente ed in questo periodo dove la quotidianità aziendale non è ancora tornata alla ‘’normalità’’. Infatti per i workflow implementati è possibile gestire i processi e consultare i documenti in modo semplice e rapido anche se non si è fisicamente in azienda.

Oltre a questi importanti benefici dal punti di vista organizzativo e logistico con riferimenti ai processi aziendali, Autorigoldi S.p.a. ha inoltre potuto godere di un più che valido supporto dal punto di vista documentale:

• Minor utilizzo di carta nella fase di preventivazioni, nella quale solitamente vengono stampati moduli da compilare con numerose pagine.
• Viene creato un singolo documento legato alla vendita in modo da non creare copie diverso dello stesso con il rischio di duplicazioni e confusione.
• Il documento segue un percorso prestabilito attraverso gli utenti interessati i quali dovranno dare il loro benestare per poter procedere allo step successivo.