ARXivar NEXT Small Business Edition

Dematerializzazione documentale e gestione dei processi aziendali pensata e realizzata anche per i piccoli business

Ci occupiamo di tutto noi: analisi preliminare per comprendere le esigenze, implementazione e installazione della soluzione e servizio di supporto post vendita per aiutarvi nel processo di digitalizzazione.
Ci occupiamo di tutto noi: analisi preliminare per comprendere le esigenze, implementazione e installazione della soluzione e servizio di supporto post vendita per aiutarvi nel processo di digitalizzazione.

ARXivar NEXT Small Business Edition ti permette di organizzare l’archivio documenti e fornisce gli strumenti per la ricerca, l’estrazione e la classificazione dei contenuti in modo efficace e veloce. Tutti i vantaggi della nostra soluzione alla portata di ognuno, studiata e realizzata per migliorare da subito i processi aziendali e la gestione dematerializzata dei documenti.

Servizio offerto in un SAAS su private cloud Adawen

  • Nessun costo aggiuntivo di acquisto, gestione e manutenzione per l’infrastrutture hardware.
  • Piattaforma documentale disponibile anche in mobilità dove vuoi, quando vuoi.
  • Interfaccia web intuitiva e responsiva in base al device utilizzato.

Gestione automatica dell’informazione

I documenti vengono digitalizzati ed oltre all’acquisizione del documento stesso in formato grafico, vi è anche il recupero e l’indicizzazione di tutte le informazioni in esso contenute.

Conservazione sicura

Una volta che il documento è stato processato e acquisito dal software, attraverso un insieme di funzioni, se ne conserva l’autenticità e la validità ai fini di legge.

Interscambiabilità delle informazioni

Viene conservata sia la forma originale, sia il contenuto (in formato XML) dei documenti processati, in modo da poter essere successivamente visionati, esportati e pubblicati, secondo tracciati condivisi, su altri sistemi

Connettori creati su misura

ARXivar NEXT Small Business Edition implementa nativamente al suo interno i connettori per i principali software aziendali tra cui DMS, CRM e ERP.

Una soluzione creata per le PMI che può diventare grande

Usufruisci di tutti i vantaggi legati alla soluzione Small Business Edition realizzata per le piccole e medie imprese. In ogni momento puoi decidere di passare alla versione standard del nostro software di dematerializzazione documentale e gestione dei processi ed ottenere tutti i benefici dalla soluzione completa e modellata sulle tue esigenze.

Caratteristiche

La soluzione di gestione dei processi aziendali e dematerializzazione dei documenti completamente personalizzabile in base alle proprie esigenze specifiche.

5 UTENTI

Definisci gli attori che dovranno assumere i diversi ruoli in azienda. Sarà possibile decidere coloro che dovranno inserire le informazioni, coloro che le dovranno gestire e editare e coloro che dovranno approvarle e validarle.

FINO A 200.000 PROFILI DOCUMENTALI

Possibilità di generare un numero limitato di profili documentali annui.

5 WORKFLOW

  1. GESTIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE DI ACQUISTO E DI VENDITA
  2. GESTIONE AUTOMATICA DI INVIO DEI DOCUMENTI
  3. APPROVAZIONE DELLE FATTURE DI ACQUISTO IN FORMATO ELETTRONICO
  4. INVIO DEI DOCUMENTI SENZA LA NECESSITÀ DI STAMPA O SCANSIONE
  5. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CONTABILI

MANUTENZIONE E AGGIORNAMENTO SOFTWARE

Garantiamo il corretto funzionamento, la sicurezza e l’efficienza della nostra soluzione nel tempo

HELP DESK CON SERVIZIO DI TICKETING

Scegli il pacchetto di Help Desk su misura alle tue dimensioni aziendali per rimanere sempre operativo e non rischiare interruzioni di servizio.

INSTALLAZIONE IN CLOUD OPPURE ON PREMISE

MULTIDEVICE

Utilizza la nostra soluzione da qualsiasi device e da ovunque ti trovi.

QUALSIASI SISTEMA OPERATIVO

CASE STUDY

International Garage, il software documentale si fa su misura grazie alla versione SBE

Lombarda Motori, tutta la gestione documentale a portata di click

Autovega, archiviazione e conservazione a norma in automatico di tutti  i documenti

Dalla Vecchia Fabrizio, la dematerializzazione documentale al servizio delle macchine agricole ed industriali

Reggini, DMS aziendale e digitalizzazione documentale perfettamente integrati

Autorigoldi, processi aziendali automatizzati e dematerializzazione dei documenti

INTEGRAZIONI

IX-FE

Il nostro servizio accreditato che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private, acquirenti finali e Pubblica Amministrazione anche per i subappaltatori.

IX-CE

È il servizio in outsourcing per la conservazione elettronica a norma che assicura il valore legale dei documenti informatizzati e assolve per conto dell’azienda tutte le fasi del processo. Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto.

IX-PEPPOL (NSO)

È la piattaforma web per la fornitura in outsourcing del servizio integrato di intermediazione, attraverso Access Point PEPPOL, per la gestione dei processi di trasmissione e ricevimento dei documenti in formato elettronico con connessione al Nodo Smistamento Ordini (NSO).

ARXivar NEXT ESG

ARXivar NEXT ESG è un’applicazione cloud che consente di raccogliere dati e monitorare le attività per dimostrare l’impegno verso gli obiettivi di un piano ESG, ovvero un piano che considera gli impatti ambientali, sociali e di governance dell’azienda.

Caratteristiche

La soluzione di gestione dei processi aziendali e dematerializzazione dei documenti completamente personalizzabile in base alle proprie esigenze specifiche.

  • FINO A 5 UTENTI

  • FINO A 200.000 PROFILI DOCUMENTALI

  • 5 WORKFLOW

  • MANUTENZIONE E AGGIORNAMENTO SOFTWARE

  • HELP DESK CON SERVIZIO DI TICKETING

  • INSTALLAZIONE  IN CLOUD

  • MULTIDEVICE

  • CREATO PER TUTTI I SISTEMI OPERATIVI

Workflow

ESIGENZA

Arricchire i dati delle fatture elettroniche di acquisto, in quanto le informazioni in esse contenute possono essere a volte parziali e non esaustive per la contabilità e la gestione aziendale, e di inviare le fatture elettroniche di vendita a IXFE.

REALIZZAZIONE

È stato sviluppato un processo che:

  1. Per le fatture elettroniche di acquisto permette l’arricchimento delle informazioni mancanti. Attraverso una serie di funzionalità si valorizzano i dati mancati come “Sistema”, “Causale”, “Mittente” e vengono estratti gli allegati della fattura di acquisto ricevuta. Tutte queste informazioni vanno ad aggiornare il profilo della fattura di acquisto.
    Infine, la fattura elettronica di acquisto viene convertita in formato più leggibile dall’utente (.PDF) per poter essere più facilmente ricercata e consultata dall’utente finale.
  2. Per le fatture elettroniche di vendita viene garantito l’immediato invio del documento al portale IXFE, per il successivo recapito al sistema di interscambio che restituirà l’esito di consegna, o relativo messaggio di errore, e lo renderà visibile direttamente su portale ADA.DPM SBE.

RISULTATI

Grazie al processo sviluppato riusciamo a garantire:

  1. Archiviazione delle FE di acquisto complete di tutti i dati e i loro relativi allegati. Inoltre, convertendole in formato PDF, quest’ultime saranno più semplici da consultare da parte dell’utente finale.
  2. L’invio in automatico delle FE di vendita e il loro monitoraggio.

ESIGENZA

Inviare comunicazioni via e-mail è un’operazione ripetitiva e poco efficace, se effettuare manualmente. Al fine di rendere il processo automatico, si ha la necessità di:

  • Definire la tipologia di documenti idonei alla spedizione automatica
  • Verificare che l’anagrafica associata al documento abbia l’invio della e-mail abilitato lato DMS

REALIZZAZIONE

Vengono predisposte le casistiche per ogni tipo di documento di cui si vuole automatizzare l’invio. Impostati gli elementi fondamentali per la comunicazione (oggetto, corpo, allegati), il workflow si attiva ogni volta che un documento idoneo viene archiviato dal DMS. A questo punto il processo riconosce la tipologia del documento a cui abbinare una delle casistiche predisposte ed invia l’e-mail al cliente finale.

RISULTATI

Con questo tipo di automatizzazione l’azienda demanda totalmente la gestione delle comunicazione al documentale lasciando all’utente la sola funzione di controllo di eventuali criticità notificate dal software

ESIGENZA

L’approvazione o il rifiuto delle fatture di acquisto, se generati da un passaggio manuale dei documenti, porta via molto tempo. L’esigenza emersa è stata quella di velocizzare queste operazioni attraverso precise notifiche inviate direttamente agli utenti coinvolti, in base alle situazioni.
Il processo in questione nasce, quindi, dalla necessità di automatizzare il ciclo di approvazione delle fatture di acquisto, evitando il passaggio manuale di documenti tra i diversi attori del procedimento.

REALIZZAZIONE

Con l’utilizzo del software per la gestione documentale ARXivar, è stata data una risposta al bisogno di gestire l’approvazione delle fatture di acquisto attraverso processi automatizzati. Il progetto realizzato prevede i seguenti step:

  1. Le fatture di acquisto, nel formato originale XML, vengono automaticamente recuperate dal relativo portale e arricchite con un PDF di più facile consultazione rispetto al formato standard.
  2. Prima di archiviare le fatture di acquisto nel software documentale, assieme ai rispettivi allegati, viene popolato il campo note con una serie di informazioni fondamentali per la gestione del documento stesso.
  3. Successivamente alla ricezione della fattura di acquisto, il sistema innesca in automatico il processo di approvazione. La figura designata come “approvatore”riceve la notifica dell’attività da eseguire (il task), dove ha la possibilità di decidere se approvare o rifiutare il documento. È previsto anche un processo che, per alcuni fornitori, provvede a gestire l’iter di approvazione in modo automatico, senza richiedere l’intervento di nessun utente.
  4. La scelta degli “approvatori” è flessibile ed è possibile indicare più di una figura, in grado di indirizzare i flussi a seconda dell’area di competenza ed intervenire sulla fattura di acquisto stessa, inserendo commenti e allegando altri documenti.
  5. Il processo di approvazione può prevedere una validazione aggiuntiva che confermi o meno la decisione dell’approvatore. Anche in questo caso, la figura designata riceve una notifica per procedere alla convalida, a seguito della quale la fattura termina il suo ciclo con l’esito scelto dall’approvatore (sia esso positivo o negativo).
  6. È tuttavia facoltà del “validatore” (attore che si occupa della validazione aggiuntiva) quella di non confermare l’esito previsto dall’approvatore che riceverà un task con le indicazioni riguardo alle modifiche da apportare, innescando di nuovo il processo di approvazione.

È chiaro quindi che a seconda dell’organizzazione aziendale, è possibile costruire più livelli di verifica a seconda della tipologia di documenti in ingresso ed a seconda dell’importanza del fornitore da cui provengono.

RISULTATI

Grazie al workflow automatico di ARXivar è possibile velocizzare l’intero processo di approvazione delle fatture di acquisto, eliminando i tempi di passaggio della documentazione da un attore all’altro.
Questo risultato si ottiene soprattutto attraverso la dematerializzazione completa del ciclo di approvazione delle fatture di acquisto avendo un maggior controllo di tutto il processo, grazie alle notifiche che si attivano ogni qualvolta è richiesta un’interazione da parte di una delle figure coinvolte.
In questo modo è possibile individuare, in ogni momento, lo stato di avanzamento di ogni singola fattura di acquisto all’interno del workflow e da quale attore si sta attendendo un’azione.

ESIGENZA

L’operatività utente spesso richiede di inviare un vasto numero di documenti attraverso comunicazioni standard via e-mail. Al fine di rendere il processo automatico, si ha la necessità di selezionare uno o più documenti già archiviati per spedirli all’indirizzo e-mail designato.

REALIZZAZIONE

L’utente seleziona i documenti da inviare tra quelli già archiviati. A questo punto innesca il work flow che in automatico recupera dell’anagrafica del documentale l’indirizzo e-mail e spedisce una comunicazione con in allegato i documenti selezionati utilizzando il template predefinito.

RISULTATI

Con questo strumento l’azienda ha il pieno controllo delle comunicazioni e-mail, riducendo drasticamente i tempi di preparazione ed invio delle comunicazioni e dando la possibilità a tutti gli utenti di visionare lo stato delle stesse in tempo reale.

PREREQUISITI

Per poter essere implementato, questo specifico workflow, necessita delle soluzioni IX-FE di fatturazione elettronica e IX-CE di conservazione elettronica.

ESIGENZA

Conservazione digitale documenti contabili: questa è stata l’esigenza emersa da parte di numerose realtà aziendali. Come per le fatture, infatti, vi sono diversi documenti che necessitano di essere conservati a norma per un determinato periodo di tempo (per esempio il libro giornale, il libro cespiti, il libro unico di lavoro, gli atti, ecc.), tenendo in considerazione, in particolar modo, gli ultimi adeguamenti di legge.
La conservazione digitale dei documenti, in questi casi, rappresenta un’opzione vantaggiosa secondo diversi punti di vista: minor utilizzo di carta, ottimizzazione del tempo speso per la gestione dei documenti e maggiore facilità d’accesso ai contenuti degli stessi.
Da questa necessità, è nato il progetto realizzato con la piattaforma low code ARXivar puntando tutto sulla conservazione digitale a norma.

REALIZZAZIONE

Attraverso il servizio di conservazione digitale dei documenti di ABLE Tech, una volta archiviato nel documentale il file, l’utente provvede ad applicare la firma digitale e apporre una marcatura temporale.
Successivamente l’innesco del workflow invia, in modo automatico, il documento in conservazione elettronica a norma sul portale IX-CE procedendo così alla conservazione elettronica documenti. L’utente, per l’apposizione della firma, della marca e per l’avvio del processo può agire massivamente su più documenti.

RISULTATI

Rispetto alla gestione cartacea, la completa dematerializzazione dei documenti inviati in conservazione digitale (archiviazione documentale digitale) e l’implementazione del workflow limitano l’intervento dell’utente alla sola apposizione della firma elettronica e della marcatura temporale, avendo certezza della regolarità ai fini di legge.

Integrazioni

IX-FE

Il nostro servizio accreditato che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private, acquirenti finali e Pubblica Amministrazione anche per i subappaltatori.

IX-CE

È il servizio in outsourcing per la conservazione elettronica a norma che assicura il valore legale dei documenti informatizzati e assolve per conto dell’azienda tutte le fasi del processo. Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto.

IX-PEPPOL (NSO)

È la piattaforma web per la fornitura in outsourcing del servizio integrato di intermediazione, attraverso Access Point PEPPOL, per la gestione dei processi di trasmissione e ricevimento dei documenti in formato elettronico con connessione al Nodo Smistamento Ordini (NSO).

ARXivar NEXT ESG

ADA.DPM ESG è un’applicazione cloud che consente di raccogliere dati e monitorare le attività per dimostrare l’impegno verso gli obiettivi di un piano ESG, ovvero un piano che considera gli impatti ambientali, sociali e di governance dell’azienda.