Il 2022 inizia all’insegna del cambiamento anche nell’ambito della gestione documentale e della conservazione digitale o a norma che dir si voglia. Sono entrate ufficialmente in vigore, infatti, le nuove linee guida AgID sul documento informatico.
Per una corretta conservazione a norma è obbligatorio:

  1. Rivolgersi ad un conservatore normato a garanzia che il processo di conservazione sia regolato dagli standard tecnici e tecnologici e dall’attestazione di affidabilità organizzativa, strutturale, fisica, professionale e finanziaria necessaria per svolgere le attività di certificazione definite dall’Agenzia dell’Italia Digitale.
  2. Identificare al proprio interno la figura del responsabile della conservazione
  3. Redigere il manuale di conservazione

Software di Conservazione Elettronica

IX-CE è il servizio in outsourcing per la conservazione elettronica a norma che assicura il valore legale dei documenti informatizzati e assolve per conto dell’azienda tutte le fasi del processo. Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto.

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Responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione digitale è una figura fondamentale che deve essere presente in tutte le aziende private, in quelle pubbliche e anche negli studi professionali. Egli in modo autonomo, ma coordinando la propria attività con il responsabile della gestione documentale e i responsabili della sicurezza e del trattamento dei dati personali, dei sistemi IT, definisce e segue la messa in pratica di tutto quel che riguarda la conservazione digitale dei documenti e il loro successivo utilizzo. Oltre ai compiti principali del responsabile della conservazione elencati nella definizione della figura, ne troviamo molti altri, tra cui:

  • Monitora tutti i flussi di documenti in entrata e in uscitaper garantirne la validità giuridica e probatoria nel tempo attraverso la conservazione.
  • Genera e sottoscrive il rapporto di versamento
  • Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata
  • Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione
  • Effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi
  • Adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinarne la corretta funzionalità e adotta analoghe misure per l’obsolescenza dei formati
  • Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione
  • Predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione 
  • Assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia richiesto il suo intervento
  • Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza 
  • Provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione rispettivamente all’archivio centrale dello stato e agli archivi di stato territorialmente competenti
  • Redigere il Manuale della Conservazione

I requisiti del responsabile della conservazione digitale

Il ruolo di responsabile della conservazione può essere ricoperto solo da una persona fisica che può affidare le sue attività operative a figure delegate o al responsabile del servizio di conservazione del Conservatore. In assenza di questa figura interna, è possibile affidare questa mansione ad un soggetto esterno all’organizzazione. In ogni caso il responsabile della conservazione deve:

  • Essere una figura in grado di applicare le regole tecniche a garanzia della forma scritta digitale, in concreto parliamo della firma digitale
  • Conoscere le diverse classi e tipologie documentali
  • Deve conoscere i metadati obbligatori per le associazioni logiche dei documenti e la loro ricercabilità.

Il manuale di conservazione

Uno dei compiti del responsabile della conservazione è quello di redigere il manuale di conservazione. Questo è un documento informatico che deve illustrare l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi nonché il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

Nel dettaglio il manuale di conservazione digitale deve riportare:

  • I dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione
  • La struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione
  • La descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione
  • La descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento
  • La descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione
  • La modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione
  • La descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate
  • La descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione
  • La descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie
  • I tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione
  • Le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale
  • Le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali