Manuale della Conservazione: cos’è, perché è obbligatorio e come redigerlo correttamente

La digitalizzazione dei processi aziendali ha reso il Manuale della Conservazione un documento indispensabile per garantire la corretta gestione dei documenti informatici. Non si tratta di una formalità burocratica, ma di un elemento fondamentale per assicurare validità legale, sicurezza e tracciabilità dei documenti nel tempo.

Molte aziende ci chiedono: “Perché serve il Manuale della Conservazione? Chi deve scriverlo? E come si fa a redigerlo in modo corretto?”. In questo articolo trovi una panoramica completa che ti aiuterà a capire il suo ruolo strategico e perché è importante affidarsi a professionisti come Adawen.

Il manuale della conservazione è il documento che descrive in modo chiaro e strutturato:

• l’organizzazione del sistema di conservazione adottato;

• i soggetti coinvolti e i loro ruoli (responsabile della conservazione, responsabile del servizio di conservazione, eventuali delegati);

• le procedure e i flussi operativi adottati per assicurare la corretta gestione dei documenti informatici;

• le soluzioni tecnologiche utilizzate, con riferimento a sistemi, piattaforme e infrastrutture;

• le misure di sicurezza per garantire integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

È quindi la “carta di identità” del sistema di conservazione dell’organizzazione: rappresenta un punto di riferimento per le verifiche interne ed esterne ed è richiesto esplicitamente dalle Linee Guida AgID.

La redazione del manuale della conservazione non è una scelta facoltativa: è un obbligo normativo. In particolare, le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) stabiliscono che ogni soggetto pubblico o privato che conserva documenti digitali debba predisporre il Manuale.

Questo perché la conservazione digitale non riguarda solo la “memorizzazione” dei file, ma implica la capacità di:

• assicurare valore legale e probatorio ai documenti;

• garantire accessibilità e leggibilità nel lungo periodo;

• rispettare le regole di sicurezza, privacy e tracciabilità.

Il Manuale documenta come l’azienda si organizza per rispettare questi principi.

La responsabilità della redazione del Manuale spetta al Responsabile della Conservazione, figura obbligatoria prevista dalla normativa.
Tuttavia, nella pratica, questa attività non è quasi mai svolta internamente in azienda, per un motivo molto semplice: la redazione richiede un mix di competenze che raramente si trovano in un unico team.

Servono infatti:

• Competenze archivistiche, per descrivere in modo corretto la classificazione e la gestione dei documenti;

• Competenze informatiche, per illustrare i sistemi e i processi tecnologici adottati;

• Competenze normative, per garantire la conformità al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e alle Linee Guida AgID.

Molte aziende non dispongono di queste figure in modo integrato, ed è per questo che non è possibile improvvisare: un Manuale redatto senza competenze adeguate può risultare incompleto o non conforme, con conseguenze anche legali.

Il Manuale non è un semplice documento “di facciata”:

• Deve poter dimostrare a terzi (autorità, revisori, enti di controllo) che i processi di conservazione rispettano la normativa.

• Deve fungere da strumento operativo per chi gestisce i processi di conservazione quotidianamente.

• Deve essere aggiornato nel tempo, ogni volta che cambiano sistemi, procedure o normativa.

Un Manuale scritto senza metodo può comportare rischi seri:

• Non conformità rispetto alle regole AgID;

• Perdita del valore legale dei documenti, con gravi conseguenze in caso di contenziosi;

• Difficoltà nelle ispezioni o verifiche da parte degli organi di controllo.

Per evitare errori e rischi, Adawen mette a disposizione dei clienti un servizio di consulenza specializzata che comprende:

Scegliere Adawen significa avere:

• Garanzia di conformità normativa, grazie a professionisti esperti di archiviazione digitale e normativa AgID.

• Risparmio di tempo e risorse, evitando tentativi di redazione interna che rischiano di essere incompleti.

• Un manuale operativo e aggiornabile, non solo un documento formale.

• Supporto costante, con la possibilità di integrare i nostri servizi di conservazione certificata.