Conservazione a norma: sicurezza e conformità dei documenti digitali

La conservazione digitale a norma è ormai una priorità per le aziende. Conservare i documenti in formato digitale non significa solo archiviare file su un server, ma richiede l’adozione di misure che garantiscano l’autenticità, l’integrità e la leggibilità dei documenti nel tempo. Le normative italiane, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), regolano il modo in cui i documenti devono essere gestiti e conservati in formato elettronico per essere legalmente validi.

Lo studio condotto dall’Osservatorio del Politecnico di Milano ha analizzato l’impatto dell’adozione di sistemi di conservazione a norma nelle aziende italiane, con particolare attenzione a come la digitalizzazione dei documenti influisca sulla gestione operativa e la conformità legale. Secondo i dati, l’80% delle aziende che hanno adottato tali sistemi ha riscontrato una riduzione dei costi del 30% nella gestione documentale. Questo risparmio deriva principalmente dalla riduzione del consumo di carta, dall’eliminazione delle spese di archiviazione fisica e dalla semplificazione dei processi di ricerca e recupero delle informazioni.
Inoltre, la conservazione a norma è uno strumento fondamentale per garantire la compliance alle normative in vigore, in particolare il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), che impone severe regole sul trattamento e la conservazione dei dati personali. Un sistema di conservazione digitale conforme consente di archiviare i documenti in modo sicuro e inalterabile, utilizzando tecnologie come la firma digitale e la marcatura temporale per garantire l’integrità e l’autenticità dei dati.
Lo studio evidenzia anche come l’adozione di questi sistemi riduca significativamente il rischio di sanzioni legali, che possono derivare da una cattiva gestione dei dati o da una conservazione non conforme alle normative. In Italia, le sanzioni per la non conformità al GDPR possono arrivare fino al 4% del fatturato annuo globale dell’azienda o a 20 milioni di euro, a seconda di quale importo sia maggiore. Questo rende la conservazione a norma una misura non solo economica, ma anche strategica per la protezione dell’azienda da rischi legali.

Le soluzioni di Adawen offrono una gamma di strumenti specificamente progettati per rispondere a queste esigenze, integrando la conservazione a norma con la fatturazione elettronica e la firma digitale. Attraverso un sistema di conservazione conforme, le aziende possono garantire che i documenti, come le fatture elettroniche, siano archiviati in modo sicuro e con tutte le caratteristiche di autenticità e integrità necessarie.

Adawen utilizza tecnologie di firma digitale e marcatura temporale, che sono essenziali per la conservazione a norma. Questi strumenti permettono di garantire che i documenti non vengano modificati dopo la loro archiviazione, proteggendo l’azienda da rischi legali e facilitando il rispetto del GDPR e delle altre normative europee. Inoltre, Adawen offre soluzioni per fatturazione elettronica che rispettano le normative europee, consentendo alle aziende di emettere, trasmettere e conservare le fatture in formato elettronico, riducendo i costi e semplificando i processi aziendali. Questi servizi, combinati con la conservazione digitale a norma e la firma elettronica, garantiscono una gestione dei documenti completamente digitale, sicura e conforme alle leggi.

Una conservazione a norma efficace prevede l’adozione di sistemi che garantiscano la sicurezza e l’inalterabilità dei documenti. Tra gli aspetti fondamentali ci sono la firma digitale e la marcatura temporale, che assicurano che il documento non possa essere modificato dopo la sua conservazione. Questi strumenti permettono alle aziende di rispettare le normative di compliance e di tutelarsi in caso di dispute legali.

Inoltre, la conservazione digitale permette di ridurre i costi operativi e gli spazi fisici necessari per l’archiviazione di documenti cartacei. Un sistema di gestione documentale conforme alle norme consente alle aziende di accedere rapidamente ai documenti, migliorando l’efficienza interna e riducendo i tempi di ricerca e recupero delle informazioni.