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Overview e Modulo "ieri"
A partire da lunedì 24 ottobre, entrerà in funzione la piattaforma Cargos, creata per l’invio dei dati alla Questura da parte di chi noleggia veicoli senza conducente, in conformità al decreto legge del 2018, con l’obiettivo di prevenire reati legati al terrorismo.
Al momento della stipula del contratto di noleggio, sarà obbligatorio trasmettere i dati identificativi del cliente, riportati nel documento di identità fornito.
Il Centro Elettronico Nazionale della Polizia di Stato ha sviluppato la piattaforma Cargos (Car Renter Operation System), che permette alle società di noleggio di comunicare i dati richiesti in modo digitale.
Per utilizzare la piattaforma Cargos, l’esercente deve ottenere le credenziali di accesso rilasciate dalla Questura competente, a seconda della sede legale della società di noleggio, anche in caso di più sedi distribuite sul territorio nazionale.
In questa fase iniziale, il sistema riguarda esclusivamente le aziende di noleggio a breve termine.
ADA.Rent ha già integrato la funzione per registrare i dati richiesti e ha sviluppato un modulo specifico per notifiche automatiche alla piattaforma Cargos. Pertanto, è sufficiente richiedere le credenziali di accesso presso la Questura di competenza.
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Generazione automatica delle etichette QR CODE per ciascun collo
ESIGENZA
Registrare manualmente i dati di un Documento di Trasporto (DDT) e generare le relative etichette per ciascun collo in esso contenuto risultava un’attività troppo articolata per essere gestita manualmente. Si è resa così necessaria una funzionalità che potesse acquisire ed elaborare i DDT al fine di generare in automatico le etichette QR-Code per ciascun collo previsto dal DDT stesso.
REALIZZAZIONE
Il DDT allegato ai colli ricevuti viene archiviato in automatico dal software documentale. Questo processo innesca il workflow, il quale, verifica se il business partner associato al documento rientra nella lista per i quali si necessita la stampa dei QR Code. In questo caso, viene effettuata un’ulteriore distinzione sulla base della destinazione della merce, dove, qualora sia differente dalla sede principale, l’indirizzo di consegna viene acquisito da una specifica tabella, altrimenti viene prelevato direttamente dalla rubrica presente nel software documentale. A seguire, tramite apposito comando il documentale si interfaccia con AsConAuto tramite Web Service per generare le etichette QR Code da apporre su ciascun collo del DDT. Infine tutti i PDF generati con al loro interno i QR code vengono depositati in una specifica cartella decisa dall’utente.
RISULTATI
La digitalizzazione del processo di gestione dei DDT ha permesso di avere un controllo totale sui dati migliorando sensibilmente la tracciatura, snellendo l’iter operativo da parte degli utenti ed ottimizzando i tempi di spedizione.
Gestione della scheda veicolo
ESIGENZA
Ogni mezzo aziendale oggetto di vendita è corredato da documenti in continuo aggiornamento che rappresentano, sotto l’aspetto tecnico e non solo, ogni dettaglio da fornire al potenziale cliente. Fornire tale documentazione in forma cartacea risulta un operazione articolata e poco efficace. Nasce quindi la necessità di automatizzare e digitalizzare il processo di aggiornamento dei dati delle vetture per evitare numerose versioni dello stessa scheda del veicolo e ridurre al minimo lo spreco di carta.
REALIZZAZIONE
L’inserimento da parte dell’operatore della dichiarazione di conformità, attraverso l’apposita maschera, dà il via alla creazione della scheda veicolo ed innesca il workflow.
Una volta creata la scheda, questa può essere arricchita con altri documenti che completano la panoramica della vettura. Una volta inseriti tutti i documenti necessari la creazione della scheda è completa, generando così il link unico e specifico per la vettura, attraverso ARXlink, grazie al quale si accede alla scheda veicolo. Partendo dal link generato è possibile creare un QRcode, il quale, una volta stampato ed esposto sulla vettura, consentirà di accedere alla scheda del veicolo semplicemente inquadrando il codice. Integrare, eliminare o aggiornare i documenti all’interno della scheda non modificano il link di riferimento, ma viene semplicemente aggiornato, permettendo di mantenere lo stesso QRcode per tutta la durata dell’esposizione della vettura in vendita.
RISULTATI
Il processo dematerializza completamente la documentazione legata ad ogni veicolo, snellendo e facilitando l’operatività degli utenti. L’aspetto principale è quello di rendere disponibile tutte le informazioni della vettura al cliente semplicemente scansionando il QRcode.
Analisi finanziaria delle richieste di noleggio
ESIGENZA
La necessità è quella di automatizzare tutto il ciclo della richiesta di noleggio, dall’immissione della stessa da parte del cliente alla ricezione della pratica da parte dell’operatore. In questo modo si crea un unico strumento digitale (software documentale) dove convogliare, elaborare e tracciare tutte le richieste inoltrate dai clienti.
REALIZZAZIONE
La richiesta di noleggio redatta dal cliente tramite Web App viene inoltrata ad una mail box monitorata. A questo punto il software documentale (ARXivar NEXT) analizza e archivia automaticamente le richieste al suo interno. Il workflow successivamente elabora il modello di noleggio allegato e innesca il processo che, prima di notificare i task agli operatori designati, esegue un controllo preventivo sull’affidabilità finanziaria del cliente.
Una volta eseguito il controllo, viene notificato l’esito dell’analisi finanziaria all’operatore, il quale procede ad allegare il Report Credit Safe del cliente alla pratica. Ora si hanno tutti gli elementi per decidere se approvare la richiesta dal punto di vista finanziario o rifiutarla e richiedere quindi una nuova elaborazione variando i dati del richiedente come partita IVA o codice fiscale su cui deve essere fatto il nuovo controllo. Se le analisi condotte dal punto di vista finanziario restituiscono un esito positivo, un ultimo Task si attiva per richiedere l’approvazione definitiva della richiesta alla concessionaria, chiudendo così il processo.
RISULTATI
La presenza di un workflow strutturato permette un controllo completo su tutte le richieste di noleggio e riduce sensibilmente il lavoro manuale da parte dell’operatore designato. Inoltre, le pratiche possono essere gestite in totale sicurezza, poiché quelle ritenute finanziariamente pericolose vengono filtrate e declinate.
Gestione dei beni aziendali
ESIGENZA
La consegna dei beni aziendali ai collaboratori, come PC o Smartphone, è un’attività che ricade all’interno della gestione del parco dei dispositivi aziendali. È opportuno, quindi, poter controllare la situazione di ogni singolo dispositivo, verificando le richieste approvate, capire quali beni siano già stati consegnati, quali da sostituire o quali ancora da fornire.
REALIZZAZIONE
Attraverso l’apposito modello Word ARXivar viene compilata la richiesta di consegna da parte del responsabile designato di un determinato bene aziendale per lui o per un membro del suo team.
La richiesta viene così archiviata ed innesca immediatamente il processo, il quale invierà una notifica ed assegnato un task al reparto risorse umane per l’approvazione o il rifiuto della richiesta. Un “task” è una notifica inviata all’utente tramite la piattaforma documentale, al quale viene richiesto di compiere una determinata azione. Nel caso in cui la richiesta venga accolta positivamente, il processo passa allo stadio successivo, nel quale il reparto IT inizia l’iter di approvvigionamento del bene o, nel caso in cui il bene sia già presente in azienda, a prepararlo per la consegna.
Nel concreto, l’utente predisposto a tali attività riceverà un task sul proprio profilo ARXivar, il quale dovrà arricchire la richiesta indicando i dettagli tecnici del dispositivo dato in comodato e preparare “fisicamente” il dispositivo da assegnare. Successivamente, il modulo viene convertito in PDF e inviato all’utente assegnatario del bene, sempre tramite task, il quale dovrà confermare l’avvenuta ricezione del bene. Contestualmente, avviene la consegna fisica del dispositivo all’assegnatario da parte del reparto IT.
RISULTATI
La presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza del processo di assegnazione dei beni aziendali, in quanto si ottiene la completa dematerializzazione dei documenti, viene aumentato il grado di controllo sullo stato di ciascuna pratica e si ha una fotografia precisa del parco beni aziendali in uso, sulla quale è possibile eseguire molteplici analisi, per esempio, il rinnovo periodico dei beni.
Gestione dei reclami
ESIGENZA
La gestione di eventuali reclami è un processo delicato nel quale il rapporto con i clienti ha la centralità. Per questo motivo, è opportuno che il processo sia efficiente e rapido, in modo da ridurre il più possibile l’utilizzo di tempo e risorse ed incontrare prontamente le esigenze del cliente.
REALIZZAZIONE
Archiviato il reclamo in ARXivar NEXT, si innesca la procedura di analisi. Agli utenti incaricati viene inviato un task sul rispettivo profilo, dove viene richiesto il controllo del reclamo, i quali, a seconda delle casistiche, potranno decidere aprire una pratica presso l’ufficio legale di riferimento, se necessario, oppure optare per una soluzione interna. Nel primo caso, dopo il normale iter legale della pratica, si procede alla chiusura del reclamo e, conseguentemente, con la fine del processo. Nel secondo caso invece, viene segnalata all’utente o agli utenti incaricati la presenza di una criticità derivante dalla pratica di reclamo, i quali dovranno procedere alla formulazione di una soluzione al problema e la conseguente verifica finale. Al termine della risoluzione del problema, la pratica può essere chiusa e si giunge così alla conclusione del processo.
RISULTATI
Automatizzare il processo garantisce efficienza e rapidità nella risoluzione di criticità derivanti da reclami. Da un lato, ciò implica un innalzamento del livello del servizio customer care, dall’altro ottimizza i tempi e le risorse per evitare che gli utenti siano eccessivamente impegnati in questa attività.
Gestione organizzata delle contravvenzioni
ESIGENZA
Multe auto aziendali: gestione automatizzata tramite workflow. È stata questa l’esigenza che ha portato alla nascita del progetto realizzato con ARXivar. La gestione delle auto aziendali, dei noleggi e delle vetture sostitutive comporta, infatti, anche la gestione delle sanzioni in cui i conducenti possono incorrere. Basti pensare, per esempio, ad un’azienda con numersi agenti di commercio che, quotidianamente, percorrono molti chilometri in auto con il rischio di commettere infrazioni al codice della strada.
È naturale, quindi, che i processi di smistamento, identificazione dei trasgressori e rifatturazione debbano essere rapidi ed efficienti con l’obiettivo di rispettare le scadenze imposte per il pagamento.
REALIZZAZIONE
La gestione automatizzata delle multe auto aziendali prevede un processo in ARXivar che si innesca nel momento in cui si riceve la contravvenzione attraverso PEC che, a sua volta, viene archiviata in automatico all’interno di ARXivar NEXT.
Una notifica arriva al gruppo di lavoro dedicato allo svolgimento delle indagini riguardanti i dati del trasgressore che, così, viene informato della nuova multa auto aziendale da analizzare e prendere in carico. Viene gestito, quindi, il processo caricando gli allegati necessari come, per esempio, la patente del conducente o il contratto di noleggio.
Il sistema, inoltre, prevede l’invio di notifiche e reminder agli utenti incaricati della gestione delle contravvenzioni, ricordando, periodicamente, quelle ancora da processare e avvisando qualora ne arrivassero di nuove. A questo punto, a seconda delle scelte aziendali, è possibile procedere con il pagamento immediato della contravvenzione oppure attivare il sub-processo di rifatturazione. Il responsabile amministrativo, in questo secondo caso, allega il contratto fra l’azienda e il collaboratore (noleggio, leasing, ecc) per il recupero dei dati anagrafici e procede fatturando la multa al trasgressore.
Solitamente, questo modus operandi viene seguito lì dove la contravvenzione risulta a nome di un cliente. Nel in cui, invece, la multa viene recapitata a nome di un dipendente, si procede, nella maggior parte dei casi, con il pagamento della sanzione senza alcuna rifatturazione.
RISULTATI
Il workflow permette un controllo capillare delle multe auto aziendali ricevute. Grazie ad un check periodico ed automatico ed un sistema di reminder attraverso notifiche, il processo contribuisce a ridurre di molto il rischio di non rispettare le scadenze.
L’automazione e la dematerializzazione del processo, inoltre, consentono una gestione delle contravvenzioni rapida e paperless. Questo evita spreco di carta e di spazio occupato in archivio e comporta una notevole riduzione di tempo con l’eliminazione del passaggio di documentazione tra utenti consentendo, così, la razionalizzazione di tutto il processo operativo.
Automazione per l'invio di comunicazioni massive
ESIGENZA
Spesso si ha l’esigenza di inviare comunicazioni a più destinatari e, talvolta, è inoltre necessario allegare a tali comunicazioni brochure, specifiche tecniche o informative. Inviare i messaggi singolarmente, destinatario per destinatario, è una notevole perdita di tempo e, in caso di allegati molto pesanti, potrebbero esserci problemi in fase di invio o recapito. Pertanto, data una certa mailing list e un corpo del messaggio, sarebbe utile avere un sistema che inserisca in automatico i dettagli del destinatario nei campi prestabiliti, condivida i documenti tramite link e proceda con l’invio massivo della comunicazione. Sarebbe inoltre utile avere un servizio di monitoraggio delle comunicazioni, che indichi se l’email è stata visualizzata e se l’allegato è stato consultato.
REALIZZAZIONE
Per l’invio di comunicazioni massive è disponibile un workflow che, data una certa mailing list, consente di inviare a tutti destinatari messaggi standard, andando a compilare in automatico dei campi del testo o dell’oggetto con dettagli specifici a seconda del destinatario. È possibile inserire anche dei link dove il destinatario può scaricare eventuali documenti (archiviati in ARXivar NEXT) senza il bisogno di inserire allegati, che nel caso di dimensioni eccessive potrebbero creare problemi nell’invio o nel recapito del messaggio. Inoltre, si possono monitorare le visualizzazioni dei documenti condivisi, controllando chi tra i vari destinatari ha effettivamente consultato la comunicazione. In questo mondo, si può procedere in un secondo momento con una gestione più efficiente dei reminder o dei solleciti. È possibile anche condividere documenti standard (come per esempio contratti o fatture di cortesia) attraverso messaggi predefiniti, con singoli destinatari qualora se ne presentasse la necessità.
RISULTATI
L’azienda, con questi strumenti, può implementare servizi più efficienti e notevolmente più rapidi di comunicazione massiva tramite email, monitorando anche le consultazioni (utile nel caso di comunicazioni amministrative che necessitano di una risposta, o nel caso di comunicazioni commerciali per avere una stima dell’effettiva riuscita della campagna pubblicitaria). Inoltre, tale processo consente di avere un layout standard per le comunicazioni, importante in termini di immagine a livello aziendale.
Conservazione automatica delle fatture in nome e per conto
PREREQUISITI
Per poter essere implementato, questo specifico workflow, necessita delle soluzioni IX-FE di fatturazione elettronica e IX-CE di conservazione elettronica.
ESIGENZA
Conservazione fatture d’acquisto automatica, in nome e per conto (NPC), secondo normativa e già transitate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI): ecco l’esigenza emersa. A questo, si è aggiunta la necessità di allegare anche la notifica del Sistema di Interscambio in modo da garantire la validità del documento.
Generalmente, la fattura è quel documento fiscale che viene emesso da un’azienda o da un professionista che cede un bene o un servizio. Ci possono, però, essere casi in cui essa viene emessa da un soggetto terzo per conto del prestatore e cioè sempre per conto di quell’azienda o di quel professionista che deve emettere fattura. Risulta, dunque, sempre, essenziale seguire un processo efficace di conservazione elettronica fatture.
La fatturazione conto terzi permette, quindi, di delegare il processo di fatturazione a un terzo, che può essere un outsourcer oppure può essere il cliente destinatario stesso della fattura.
REALIZZAZIONE
Il processo di conservazione fatture d’acquisto, nel caso specifico, segue alcuni step:
- Il documento e la relativa notifica vengono creati, in questo caso, dalla casa madre che emette una fattura verso sé stessa per conto dell’azienda
- La holding, quindi, provvede all’invio dei documenti al Sistema di Interscambio e li mette a disposizione dell’azienda, la quale può così iniziare il processo di conservazione digitale
- Una volta ricevuta la fattura NPC, l’utente designato dell’azienda appone la firma digitale sui documenti ed innesca il processo automatico di conservazione fattura elettronica
- Il workflow provvede alla creazione di un pacchetto di conservazione fatture, se non è già presente negli archivi digitali, allegando tutte le notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio che, successivamente, viene inviato in conservazione sul portale IX-CE.
Il prerequisito essenziale, affinché questo specifico workflow possa essere implementato è che ci siano le soluzioni IX-FE di fatturazione elettronica e IX-CE di conservazione digitale, che ricoprono un ruolo fondamentale per completare il ciclo e quindi la conservazione fatture ai fini di legge.
RISULTATI
L’adozione di questo workflow per conservare fatture d’acquisto porta diversi effetti positivi sul lavoro quotidiano di conservazione digitale da parte dell’operatore.
- Considerevole risparmio in termini di tempo rispetto alla procedura manuale
- Tutti i metadati di profilo della fattura vengono completati automaticamente attraverso la lettura del formato XML del documento da conservare
- L’invio in conservazione passa da una attività di caricamento di ogni singolo documento immesso manualmente dall’operatore nel sistema ad una attività massiva ed automatica da parte del software.
- Monitoraggio in tempo reale del workflow, notificando lo stato, step by step, del documento attraverso le varie fasi del processo. Questa funzione consente all’operatore di poter capire in ogni momento quali sono i documenti da gestire o quelli già conservati
Conservazione dei documenti contabili
PREREQUISITI
Per poter essere implementato, questo specifico workflow, necessita delle soluzioni IX-FE di fatturazione elettronica e IX-CE di conservazione elettronica.
ESIGENZA
Conservazione digitale documenti contabili: questa è stata l’esigenza emersa da parte di numerose realtà aziendali. Come per le fatture, infatti, vi sono diversi documenti che necessitano di essere conservati a norma per un determinato periodo di tempo (per esempio il libro giornale, il libro cespiti, il libro unico di lavoro, gli atti, ecc.), tenendo in considerazione, in particolar modo, gli ultimi adeguamenti di legge.
La conservazione digitale dei documenti, in questi casi, rappresenta un’opzione vantaggiosa secondo diversi punti di vista: minor utilizzo di carta, ottimizzazione del tempo speso per la gestione dei documenti e maggiore facilità d’accesso ai contenuti degli stessi.
Da questa necessità, è nato il progetto realizzato con la piattaforma low code ARXivar puntando tutto sulla conservazione digitale a norma.
REALIZZAZIONE
Attraverso il servizio di conservazione digitale dei documenti di ABLE Tech, una volta archiviato nel documentale il file, l’utente provvede ad applicare la firma digitale e apporre una marcatura temporale.
Successivamente l’innesco del workflow invia, in modo automatico, il documento in conservazione elettronica a norma sul portale IX-CE procedendo così alla conservazione elettronica documenti. L’utente, per l’apposizione della firma, della marca e per l’avvio del processo può agire massivamente su più documenti.
RISULTATI
Rispetto alla gestione cartacea, la completa dematerializzazione dei documenti inviati in conservazione digitale (archiviazione documentale digitale) e l’implementazione del workflow limitano l’intervento dell’utente alla sola apposizione della firma elettronica e della marcatura temporale, avendo certezza della regolarità ai fini di legge.
Monitoraggio delle fatture di vendita
ESIGENZA
Con l’introduzione della fatturazione elettronica si è reso necessario monitorare lo stato delle fatture inviate al cliente tramite SdI (Sistema di interscambio) ed essere avvisati tempestivamente qualora questa subisca ritardi, errori o scarti.
REALIZZAZIONE
Per ovviare alle problematiche che potrebbero nascere dalla non corretta ricezione delle fatture da parte dello SdI è stato creato un workflow che si innesca automaticamente su ogni fattura del ciclo attivo archiviata in ARXivar NEXT, il cui compito principale è quello di interrogare periodicamente il portale IX per recuperare lo stato di trasmissione della fattura allo Sistema di Interscambio.
L’utente può visualizzare lo stato delle fatture grazie ad un report appositamente predisposto, nel quale sono inseriti e visualizzabili anche le risposte della Pubblica Amministrazione relativamente alle fatture ricevute. L’utente riceverà, quindi, delle notifiche sullo stato dei propri documenti contabili inviati ed in caso di errore, scarto o esito negativo viene anche inviato un promemoria all’utente che ha generato la fattura, per sollecitarne una risoluzione. Alla ricezione della notifica di avvenuta consegna della fattura elettronica il processo si conclude, mentre per quanto riguarda le fatture inviate alla Pubblica Amministrazione lo stato rimane attivo fino a quando non viene notificato l’esito da parte dell’ente stesso.
RISULTATI
I tempi di invio della fattura elettronica e la risoluzione di eventuali errori/scarti si riducono drasticamente, così come i tempi di consultazione e verifica dei documenti da trasmettere. Inoltre è possibile conoscere lo stato dei documenti inviati in qualsiasi momento, al fine di reagire tempestivamente nel caso di errori o scarti da parte dello SdI.
Processo di approvazione delle fatture d'acquisto
ESIGENZA
L’approvazione o il rifiuto delle fatture di acquisto, se generati da un passaggio manuale dei documenti, porta via molto tempo. L’esigenza emersa è stata quella di velocizzare queste operazioni attraverso precise notifiche inviate direttamente agli utenti coinvolti, in base alle situazioni.
Il processo in questione nasce, quindi, dalla necessità di automatizzare il ciclo di approvazione delle fatture di acquisto, evitando il passaggio manuale di documenti tra i diversi attori del procedimento.
REALIZZAZIONE
Con l’utilizzo del software per la gestione documentale ARXivar, è stata data una risposta al bisogno di gestire l’approvazione delle fatture di acquisto attraverso processi automatizzati. Il progetto realizzato prevede i seguenti step:
- Le fatture di acquisto, nel formato originale XML, vengono automaticamente recuperate dal relativo portale e arricchite con un PDF di più facile consultazione rispetto al formato standard.
- Prima di archiviare le fatture di acquisto nel software documentale, assieme ai rispettivi allegati, viene popolato il campo note con una serie di informazioni fondamentali per la gestione del documento stesso.
- Successivamente alla ricezione della fattura di acquisto, il sistema innesca in automatico il processo di approvazione. La figura designata come “approvatore”riceve la notifica dell’attività da eseguire (il task), dove ha la possibilità di decidere se approvare o rifiutare il documento. È previsto anche un processo che, per alcuni fornitori, provvede a gestire l’iter di approvazione in modo automatico, senza richiedere l’intervento di nessun utente.
- La scelta degli “approvatori” è flessibile ed è possibile indicare più di una figura, in grado di indirizzare i flussi a seconda dell’area di competenza ed intervenire sulla fattura di acquisto stessa, inserendo commenti e allegando altri documenti.
- Il processo di approvazione può prevedere una validazione aggiuntiva che confermi o meno la decisione dell’approvatore. Anche in questo caso, la figura designata riceve una notifica per procedere alla convalida, a seguito della quale la fattura termina il suo ciclo con l’esito scelto dall’approvatore (sia esso positivo o negativo).
- È tuttavia facoltà del “validatore” (attore che si occupa della validazione aggiuntiva) quella di non confermare l’esito previsto dall’approvatore che riceverà un task con le indicazioni riguardo alle modifiche da apportare, innescando di nuovo il processo di approvazione.
È chiaro quindi che a seconda dell’organizzazione aziendale, è possibile costruire più livelli di verifica a seconda della tipologia di documenti in ingresso ed a seconda dell’importanza del fornitore da cui provengono.
RISULTATI
Grazie al workflow automatico di ARXivar è possibile velocizzare l’intero processo di approvazione delle fatture di acquisto, eliminando i tempi di passaggio della documentazione da un attore all’altro.
Questo risultato si ottiene soprattutto attraverso la dematerializzazione completa del ciclo di approvazione delle fatture di acquisto avendo un maggior controllo di tutto il processo, grazie alle notifiche che si attivano ogni qualvolta è richiesta un’interazione da parte di una delle figure coinvolte.
In questo modo è possibile individuare, in ogni momento, lo stato di avanzamento di ogni singola fattura di acquisto all’interno del workflow e da quale attore si sta attendendo un’azione.
Gestione delle assicurazioni degli pneumatici
ESIGENZA
L’esigenza è nata dal bisogno di gestire in modo corretto ed efficace i documenti delle polizze nel settore automotive anche attraverso la firma digitale assicurazione. Fra i tanti, la modulistica legata all’assicurazione degli pneumatici può rappresentare un esempio di gestione dei documenti tramite processi. Il bisogno è stato, quindi, quello di controllare e organizzare tutta questa documentazione, inerente all’ambito assicurativo, sia in fase di sottoscrizione della polizza sia in fase di valutazione dei danni per eventuali rimborsi ed assistenze.
REALIZZAZIONE
Il processo di gestione dei documenti, realizzato con ARXivar, vede diverse fasi di applicazione:
- In fase di sottoscrizione, l’utente incaricato dei rapporti con i clienti provvede ad inserire in una maschera di ARXivar NEXT i dati relativi al contraente, i quali andranno a compilare successivamente un modello predisposto
- Una volta completato l’inserimento dati e creato il documento con i dati del cliente, viene apposto il timbro digitale del concessionario e il cliente può inserire la firma digitale assicurazione tramite tavoletta Wacom
- Completati questi passaggi, il documento viene archiviato in ARXivar NEXT. In caso di danni sempre tramite maschera su ADA
- L’utente incaricato dei rapporti con i clienti può compilare i campi necessari in ARXivar NEXT per la richiesta
- Analogamente a prima, si può validare il documento tramite firma digitale assicurazioni da tavoletta Waco
- Il documento verrà poi archiviato
RISULTATI
I risultati ottenuti dall’adozione di un flusso di gestione della trattativa commerciale fino alla generazione del preventivo, creazione del progetto di lavoro e firma digitale assicurazione, sono:
- Migliore organizzazione delle risorse e delle mansioni di competenza
- Il passaggio delle informazioni è automatico ed evita perdite di tempo e falle nella comunicazione
- Ogni parte del flusso è visibile e monitorabile (es. trattativa in corso, conclusa, preventivi accettati o rifiutati, ecc.)
- Accentramento dei documenti e delle informazioni in un solo spazio accessibile a tutti gli utenti abilitati
- Velocizzazione del processo e controllo costante sull’avanzamento del flusso di lavoro
Organizzazione e gestione dei test drive
ESIGENZA
Immagina di gestire i test drive nella tua concessionaria con procedure veloci e senza carta. Ti stai chiedendo se sia possibile? La risposta è “si”, abbattendo costi e riducendo fino a 50% il tempo impiegato nel processo. La gestione di un parco auto aziendale richiede energie e notevole precisione. In concessionaria, quando il cliente desidera acquistare un’auto, è possibile fare il test drive e cioè una prova gratuita di alcune vetture per poi procedere con l’acquisto. Il test drive dura poco tempo e di breve durata dovrebbero essere anche i processi organizzativi che lo caratterizzano.
Generalmente, però, così non è e per tale motivo è nata l’esigenza da parte di numerose concessionarie di gestire tale procedura in modo più veloce e agile, evitando passaggi superflui e attese inutili per il cliente. Tutti i concessionari, proponendo il test drive prima dell’acquisto, hanno, dunque, la necessità di snellire questo processo sia riducendone le tempistiche sia azzerando lo scambio di documenti in formato cartaceo.
REALIZZAZIONE
I software per la gestione documentale ARXivar genera i seguenti processi di approvazione in caso di richiesta di test drive:
- La richiesta di test drive del cliente viene inserita dall’operatore della concessionaria in ARXivar dove è possibile verificare quali sono le auto disponibili.
- Inserita la richiesta di test drive insieme con quella di utilizzo dell’auto selezionata, si innesca un processo che genera una notifica diretta al dipendente della concessionaria che cura i rapporti con il cliente.
- Il dipendente, dopo un’analisi, può approvare o rifiutare la richiesta. In questo secondo caso inserisce nelle note le motivazioni del rifiuto e il processo riparte dallo step iniziale: deve, dunque, essere inserita una nuova richiesta con un’auto differente o con cambio data per il test drive.
- Il cliente deve firmare il contratto di test drive attraverso la tavoletta WACOM, cioè uno particolare dispositivo grafometrico che consente di firmare documenti e completare moduli direttamente in formato digitale, e riceve una copia tramite e-mail.
- La versione firmata del documento viene archiviata nel software documentale, all’interno della pratica personale del cliente e nel caso in cui, l’acquirente volesse fare un test drive con un altro modello di auto, vengono generati tanti documenti quante sono le auto da provare, visualizzando su ognuno di essi anche le intestazioni e i loghi specifici dell’auto.
- Non appena viene riconsegnato il veicolo, il dipendente della concessionaria riceve una notifica con la richiesta di gestire la documentazione per la chiusura del contratto. Anche in questo caso le firme vengono gestite tramite tavoletta WACOM.
- La nuova versione del documento viene archiviata e così, all’interno della pratica del cliente, risultano presenti tutte e tre le versioni del contratto: la prima visibile e mostrata di default è quella con le firme per la chiusura del contratto, la seconda con le firme per la richiesta di prova della vettura e la terza senza firme. Tutte le versioni del documento sono consultabili nello stesso profilo documentale, ottimizzando quindi gli spazi di archiviazione.
RISULTATI
Il risparmio di tempo è assicurato poiché la presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza e la velocità del dipendente nella gestione delle pratiche. Questo implica, anche, la consegna in tempi molto rapidi delle auto ed un controllo accurato sullo stato di ciascuna pratica e sulle auto disponibili per il test drive.
Gestione delle assicurazioni del parco auto aziendale
ESIGENZA
Un aspetto correlato alla gestione del parco auto riguarda il monitoraggio delle polizze auto in caso di vendita del veicolo. Se il numero di vetture dovesse risultare rilevante, può essere utile implementare un sistema di notifiche che avvisa l’utente della vendita di un veicolo e della necessità di chiudere il contratto di assicurazione.
COSA È STATO REALIZZATO
Dal punto di vista concettuale, la struttura di questo processo è molto semplice, ma non banale, poiché si tratta di uno strumento molto utile, specialmente nel caso di un parco auto piuttosto esteso. La vendita di un veicolo del parco auto aziendale è accompagnata dalla relativa pratica (gestibile sempre con apposito workflow). Al momento dell’approvazione si innesca un sotto-processo, il quale prevede di notificare all’utente prestabilito la vendita della vettura e la necessità di chiudere la relativa polizza assicurativa. Le notifiche possono giungere sotto forma di messaggio email oppure tramite task sul profilo ARXivar NEXT.
RISULTATI
Grazie a questo specifico workflow, nel caso di vendita di una vettura del parco auto aziendale, è possibile gestire anche l’aspetto assicurativo della pratica. In questo modo il processo di vendita dei veicoli ricadenti in questa categoria risulterà completamente automatizzato.
Gestione dei contratti di comodato
ESIGENZA
L’esigenza era quella di gestire il contratto di comodato per le auto, in modo fluido e digitalizzato. Questa operazione, sia per i clienti sia per i collaboratori del dealer, ricade all’interno della gestione del parco auto aziendale. Era, dunque, importante, poter controllare la situazione di ogni vettura verificando quali fossero ancora disponibili e quali, invece, già impegnate.
REALIZZAZIONE
Con il software ARXivar, il processo di lavoro relativo alla gestione del contratto di comodato, è stato impostato nel seguente modo:
- Una volta compilata la richiesta di comodato tramite un modello di profilazione Word presente all’interno della piattaforma documentale, questa viene archiviata e si innesca in automatico il processo.
- Al responsabile indicato come approvatore, tramite task, viene chiesto di esprimere il suo parere favorevole o contrario in merito alla richiesta.
- In caso di parere positivo, il processo passa allo stadio successivo di stesura e validazione del contratto di comodato: l’utente predisposto a tali attività riceve un task sul proprio profilo ARXivar NEXT, nel quale può reperire il contratto di apertura del comodato, in versione PDF, che deve far firmare al cliente.
- L’intero processo utilizza un metodo di revisione dei documenti tramite barcode. Una volta firmato il contratto, viene aggiornata la precedente versione (senza firme) presente su ARXivar NEXT.
- Allo stesso modo, al momento della chiusura del contratto, l’utente designato riceve un ulteriore task che chiede la compilazione del documento e la firma negli appositi campi.
- Successivamente il contratto viene aggiornato in modo che l’ultima versione sia disponibile in ARXivar NEXT, compilata e completa di tutte le firme.
RISULTATI
La presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza del processo di comodato, in quanto si ha la dematerializzazione dei documenti e aumenta il grado di controllo sullo stato di ciascuna pratica e sul flusso delle vetture della flotta aziendale.
Gestione degli spostamenti interni dei veicoli aziendali
ESIGENZA
La prenotazione delle auto aziendali da parte dei dipendenti deve essere disciplinata tramite un opportuno sistema di prenotazioni, al fine di evitare inconvenienti, malintesi ed indisponibilità. È importante, dunque, avere uno strumento che permetta di occupare rapidamente una vettura per un determinato periodo di tempo.
COSA È STATO REALIZZATO
Con ARXivar NEXT, è possibile inoltrare la richiesta di prenotazione dell’auto aziendale tramite una semplice interfaccia di profilazione, nella quale si potrà indicare il veicolo, il collaboratore ed il periodo di tempo in cui si intende utilizzarla. Inoltre, un sistema di notifiche inoltra un promemoria al richiedente per ricordare l’avvenuta prenotazione della vettura.
RISULTATI
Al fine di non creare sovrapposizioni, le prenotazioni saranno visibili da tutte le figure aziendali, le quali riceveranno apposite notifiche in modo tale da evitare possibili dimenticanze.
Gestione dei contratti di noleggio
ESIGENZA
La gestione dei contratti di noleggio deve essere rapida e precisa, evitando al cliente lunghe attese e, allo stesso tempo, monitorando costantemente la disponibilità delle vetture per una perfetta gestione del parco auto aziendale. L’esigenza principale è dematerializzare il processo e snellire le tempistiche dovute alla compilazione e alla stampa di contratti.
COSA È STATO REALIZZATO
Una volta compilata la lettera di noleggio tramite il modello di profilazione Word, presente all’interno della piattaforma documentale, viene archiviata e innesca il processo. Un task notifica la presenza di un nuovo contratto all’utente designato, il quale può convalidare o modificare le informazioni riguardanti il periodo di noleggio della vettura. Inoltre, viene richiesto di completare la documentazione con gli allegati necessari (per esempio la patente del cliente) e viene creato automaticamente il PDF del contratto con i dati del cliente, a seguito della conversione del modello Word.
Eseguite tali attività, la procedura avanza allo step successivo, il quale genera un nuovo task, notificato all’utente designato ai rapporti con il cliente, che deve redigere e far firmare il contratto nella parte dedicata alla consegna del veicolo e successivamente approvare la richiesta. La firma può essere apposta tramite tavoletta WACOM, dematerializzando la documentazione prevista per tale processo e, a seguito dell’approvazione, una copia del contratto viene inviata automaticamente al cliente tramite email. L’utente incaricato, riceverà un task al momento del rientro del veicolo, all’interno del quale è necessario compilare la sezione apposita con i dati di restituzione dello stesso (orario del rientro, km, stato della vettura, ecc.). A questo punto, sempre tramite tavoletta WACOM, è possibile apporre la firma nella sezione del contratto prevista per la fine del noleggio, il quale è poi spedita in automatico al cliente, sempre tramite email.
I metodi di invio della documentazione al cliente sono essenzialmente di due tipi.
- Il primo consiste nell’inoltro automatico di una email all’indirizzo del cliente, alla quale viene allegata una copia del contratto in formato PDF.
- L’altro, invece, consente di sfruttare ARXLink (funzionalità aggiuntiva di ARXivar), condividendo un collegamento che permette al cliente di scaricare in autonomia la propria documentazione.
È possibile inoltre integrare ove richiesto la stampa automatica del contratto qualora si ritenesse necessario (per esempio una copia cartacea da tenere all’interno veicolo).
RISULTATI
La presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza del processo di noleggio, in quanto la dematerializzazione dei documenti permette di snellire le tempistiche. Questo implica la consegna in tempi rapidi delle vetture ai clienti e un controllo esteso sullo stato di ciascuna pratica e sul flusso delle vetture date in noleggio, che permette una migliore gestione del parco auto aziendale.
Organizzazione dei documenti di vendita autoveicoli nuovi e usati
ESIGENZA
L’iter di approvazione per la vendita di autoveicoli nuovi ed usati è ricco di passaggi e comprende diversi attori che sono chiamati ad interagire con la documentazione relativa alle singole pratiche, approvando e validando il processo. La necessità primaria riguarda il controllo della procedura, che risulta difficoltoso nel caso di una gestione cartacea.
COSA È STATO REALIZZATO
L’archiviazione automatica a sistema della proposta di acquisto genera, attraverso un processo, la creazione della relativa pratica in ARXivar NEXT. In seguito, l’utente incaricato per la gestione della pratica stessa (il Venditore), riceve un task sul proprio profilo, che richiede di allegare tutti i documenti necessari per consentire l’avanzamento del processo (per esempio il modello NP2, il modello di perizia, il libretto di circolazione, il bollo, il certificato di proprietà, ecc.). Una volta allegati i documenti richiesti, è possibile inserire la proposta d’acquisto firmata dal cliente, procedere in automatico alla validazione dei documenti integrati ed effettuare una eventuale approvazione, gestita dal responsabile delle vendite, che riceve il task sul proprio profilo anche in mobilità. Questi, infatti, può visionare tutta la documentazione confermando o rifiutando la pratica, in modo tale che, se approvata, la validazione e le attività finali, vengono notificate direttamente al back office sui profili indicati. Terminato questo passaggio, il documento giunge al back office o ritorna in carico al commerciale di riferimento con l’indicazione della causale di rifiuto.
RISULTATI
Grazie alla possibilità di verificare caso per caso lo stato di avanzamento e identificare i documenti necessari, è possibile aumentare il grado di controllo su ogni singola pratica.
In questo modo, nell’eventualità di ritardi è possibile individuare immediatamente la causa e la fase in cui il processo si è fermato. Inoltre, i task consentono una gestione rapida e dematerializzata del processo, semplificando le fasi di approvazione e validazione, in modo da rendere disponibili al back office tutti i documenti necessari per procedere con l’ordine del veicolo o l’approntamento se già presente.
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