Conservazione Elettronica sostitutiva

Conservazione Documentale

ADAWEN
Abile Agile Affidabile

CONSERVAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI

IL PRIMO PASSO PER UNA GESTIONE SEMPLICE, ORDINATA E PAPERLESS DELLE INFORMAZIONI AZIENDALI PIÙ PREZIOSE.

IX-CE è il servizio in outsourcing per la conservazione elettronica a norma che assicura il valore legale dei documenti informatizzati.

CHE COS’È LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA

La conservazione digitale è l’insieme di procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare, nel tempo, il valore fiscale e legale dei documenti (nativi digitali o cartacei)

COSA FA UN SISTEMA DI CONSERVAZIONE

Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto (DPCM 3 dicembre 2013)

COME FUNZIONA

Il documento in formato digitale viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. La firma digitale è l’evidenza informatica che garantisce integrità e provenienza del dato/documento. La marcatura temporale è il riferimento temporale con data certa opponibile a terzi

QUALI DOCUMENTI?

Si possono conservare digitalmente la maggior parte dei documenti di un’organizzazione: Ordini, DDT, Fatture, Ricevute e scontrini fiscali, Libro giornale, Registri IVA, Dichiarazioni fiscali, Libro Unico del Lavoro, Giornali di magazzino, Libri sociali, Documenti sanitari, Documenti protocollati da Pubbliche Amministrazioni, Contratti etc.

BENEFICI E VANTAGGI

1) MAGGIORE EFFICIENZA 

Definizione di uno standard per la struttura d’archivio con conseguente uniformità dei servizi proposti da enti accreditati.

  • Portabilità archivio
  • Semplificazioni ed eliminazione dei vincoli durante fasi di esibizione al pubblico ufficiale
  • Reperimento immediato di documenti e informazioni

2) RIDUZIONE TEMPI, COSTI, SPAZI E RISORSE

  • Costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi
  • Spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti
  • Risorse dedicate alla gestione e alle attività relative ai documenti

3) COMPLIANCE NORMATIVA E INNOVAZIONE PROCESSI

  • La fatturazione elettronica richiede la conservazione elettronica a norma di legge
  • Tassello fondamentale per la dematerializzazione
  • Nessun documento cartaceo prodotto in nessuna fase del suo ciclo di vita

3 buoni motivi per scegliere IX-CE

IX-CE è il servizio web in outsourcing che assolve per conto dell’azienda tutte le fasi del processo di conservazione elettronica:

Nessuna distrazione di risorse per adeguare continuamente prassi, strumenti e lavoro. La conservazione elettronica richiede tecnologie e know-how in continua evoluzione. Questo, nel caso di conservazione in-house, si traduce in continui investimenti.

Nessuna responsabilità relativa alle procedure di Conservazione Elettronica. Il fornitore del servizio assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della Sicurezza e responsabile del sistema di conservazione.

Snellimento della gestione degli archivi senza rinunciare alla semplicità di consultazione oltre a tempi brevi di avviamento del processo di conservazione.

COME FUNZIONA IL SERVIZIO

I documenti digitali o scansionati vengono inviati (già firmati o da firmare) a IX-CE tramite una delle 3 seguenti possibili soluzioni:

  • un Uploader installato lato Cliente (Plugin Manager)
  • l’Integrazione con il Gestionale (API/Web services)
  • ARXivar Next

Il servizio può essere strutturato per apporre la firma remota digitale automatica sui documenti per conto del Cliente, con proprio certificato o con certificato di terzi. In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti tramite interfaccia web. L’accesso ai documenti è quindi sempre garantito per l’intera durata del servizio sottoscritto.

IX-CE è integrato in modo nativo con il servizio IX-FE di Fatturazione Elettronica PA/B2B/B2C.

ESIBIZIONE DOCUMENTI

In caso di visita fiscale, il Responsabile del Sistema di Conservazione creerà per gli organi ispettivi e di controllo un Pacchetto di Consultazione o di Distribuzione contenente una parte o tutti i documenti sottoposti a conservazione.

I Pacchetti di Distribuzione conterranno i documenti completi di tutti i metadati.

Le autorità potranno quindi accedere solo ai documenti inseriti all’interno del Pacchetto di Distribuzione.

IX-FE ed IX-CE: INTEGRAZIONE CON ARXIVAR

Scegli la soluzione migliore per la tua azienda: servizio IX-FE stand alone o integrato con Arxivar Next (soluzione full digital)

SOLUZIONE IX-FE STAND ALONE:

CICLO ATTIVO – TRASMISSIONE

IX-FE vi permette di assolvere alle procedure necessarie all’invio delle fatture elettroniche ai vostri clienti: cattura i documenti dal gestionale, controlla eventuali errori, invia al SdI e riceve le conferme di ricezione/accettazione in modo semplice e automatico, fino alla conservazione a norma.

Fasi del ciclo attivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE:

  1. Invio Fattura XML a IX-FE. Servizi opzionali: trasformazione del PDF in XML o creazione tramite accesso al database del gestionale.
  2. Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori.
  3. Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato.
  4. Trasmissione Fattura al Cliente via PEC o SDICOOP (C.D.F.E.
  5. Gestione ricevuta di consegna fattura
  6. Gestione notifica esito invio (accettazione/rifiuto fattura)
  7. Conservazione a norma (obbligatoria per le fatture inviate) attraverso il servizio IX-CE
    Integrazione diretta dai sistemi gestionali ERP attraverso web API e web service attraverso file XML

CICLO PASSIVO – RICEZIONE

IX-FE interagisce automaticamente con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori, permette di consultarle on-line in anteprima, approvarle o rifiutarle e le esporta per una facile integrazione con il vostro sistema contabile.

Fasi del ciclo passivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE:

  1. Ricezione fattura XML dal SdI
  2. Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento relativa annotazione (solo per le fatture ricevute dalla Pubblica Amministrazione)
  3. Invio Notifica Accettazione/rifiuto a SdI/Fornitore
  4. Esportazione massiva delle fatture in formato XML o PDF
  5. Registrazione contabile attraverso l’interfacciamento con il software del cliente (opzionale)
  6. Conservazione elettronica a norma (obbligatoria) tramite servizio IX-CE

Integrazione diretta dai sistemi gestionali ERP attraverso web API e web service attraverso file XML

 

SOLUZIONE INTEGRATA CON PIATTAFORMA DOCUMENTALE ARXIVAR:

CICLO ATTIVO – TRASMISSIONE

ARXivar Next si integra a IX-FE e consente di archiviare la fattura elettronica in automatico e gestire specifiche eccezioni connesse alla sua trasmissione. La piattaforma notifica le attività necessarie mettendo a disposizione strumenti di controllo.

  1. Dal gestionale viene generata la fattura elettronica
  2. La fattura in formato PDF viene automaticamente archiviata in ARXivar Next ed inviata a IX-FE la e-fattura in formato XML
  3. IX-FE la controlla, la firma per conto del cliente e la trasmette
  4. A seguito della trasmissione ARXivar Next riceve le notifiche di ritorno dal servizio IX-FE
  5. A seconda del tipo di notifica SDI, ARXivar Next può avviare specifici processi automatici a scelta del cliente

GESTIONE NOTIFICHE DI SCARTO

ARXivar Next assegna la gestione della notifica ad un utente predefinito affinché ne verifichi la motivazione e corregga l’anomalia nei tempi di competenza dell’IVA

GESTIONE NOTIFICHE DI MANCATA CONSEGNA

E’ possibile attraverso un processo automatico inviare una email al cliente, allegando il pdf della fattura emessa, per informarlo della non ricezione e per richiedere di scaricare l’originale dal sito dell’Agenzia delle Entrate.

CICLO PASSIVO – RICEZIONE

Il modellatore di workflow di ARXivar Next permette di semplificare la gestione delle fatture d’acquisto, grazie al supporto di automatismi. Il processo prevede diversi task operativi che coinvolgono varie funzioni aziendali.

1. Ricezione dallo SDI della fattura fornitore
2. Archiviazione automatica in ARXivar Next delle fatture ricevute
3. Workflow di accettazione fattura
4. Registrazione contabile con assegnazione protocollo
5. Workflow di approvazione al pagamento coinvolgendo i relativi responsabili
6. Conservazione a norma della fattura